Xin ông cho biết, tại sao Petrolimex “buộc” phải ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành của mình?
Ông Nguyễn Văn Sâm: Tôi nghĩ rằng, chẳng có gì “buộc” và “phải” trong công tác ứng dụng thông tin vào quản trị doanh nghiệp tại Petrolimex. Đây là nhu cầu phát triển và là tầm nhìn của doanh nghiệp chúng tôi.
Một khi công nghệ thông tin (CNTT) mà nền tảng của nó là máy tính và mạng internet đã trở thành xu hướng tiên tiến của thế giới thì Petrolimex bắt nhịp theo. Chúng tôi luôn nhìn ra thế giới để học tập và tiếp thu tinh hoa của thế giới.
Điều đáng mừng là Việt Nam ta cũng thuộc diện cấp tiến trong lĩnh vực này, nhưng điểm nổi bật ở Petrolimex chính là tính tiên phong, đi đầu.
Hiện tại chúng tôi đang vận hành 2 hệ thống quan trọng, đó là: ERP tức Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp và Egas tức Phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu.
ERP & Egas là công cụ quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiệu quả, nhất là đối với một Tập đoàn kinh tế hàng đầu Việt Nam với quy mô địa lý cũng như ngành hàng mà chị & đông đảo công chúng đã biết.
Ứng dụng CNTT đã được Petrolimex chủ động triển khai ngay từ cuối thời “bao cấp”, bắt đầu phát triển mạnh từ đầu những năm 90 của Thế kỷ 20. Nó đã trải qua quá trình phát triển, đi lên. Không phải tự nhiên mà chúng tôi có được hệ thống quản trị doanh nghiệp mạnh như hiện nay.
Gần đây chúng ta nói nhiều về phát triển kinh tế trong nền kinh tế 4.0 với đặc trưng là robot, IoT, IoS,… Petrolimex là doanh nghiệp đầu tiên trong ngành xăng dầu ứng dụng thành công ERP rồi Egas trong hệ thống của mình, thậm chí xuất khẩu cả sang Lào. Xin ông cho biết ERP & Egas có mối liên hệ gì với IoT & IoS?
Ông Nguyễn Văn Sâm: IoT là kết nối vạn vật và IoS là kết nối dịch vụ - nó là đặc trưng cơ bản của nền công nghiệp 4.0.
ERP & Egas của chúng tôi sử dụng các thiết bị, phần mềm, máy tính và mạng để kết nối các máy bơm, kho bể, cửa hàng, các máy tính để hình thành nên số liệu phục vụ công tác quản trị điều hành một cách tức thì và chính xác. Bên cạnh đó, còn có một số hoạt động mang tính tự động hóa trong xuất nhập xăng dầu tại các kho lớn; tìm cửa hàng xăng dầu Petrolimex bằng smartphone,... Sắp tới đây thì triển khai chương trình hóa đơn điện tử, mở cổng POS cho thanh toán bằng thẻ.
Vậy thì, ERP & Egas nó chính là IoT & IoS rồi. Đó chính là 4.0, chỉ thiếu mỗi người máy (robot) nữa thôi là ngang tầm tiên tiến nhất của thế giới.
Nếu nói một cách dễ hiểu thì ERP và EGAS là gì, có thể mường tượng cách thức hoạt động của nó ra sao?
Ông Nguyễn Văn Sâm: Nói một cách đơn giản và dễ hiểu thì nhiều công việc trước đây chúng tôi phải làm thủ công thì nay do thiết bị, phần mềm và đường truyền tự động làm.
Ví dụ như đo bể (dung tích, nhiệt độ, tỷ trọng) để tính tồn kho chẳng hạn. Trước đây nhân viên nghiệp vụ phải dùng thước đo bằng tay, mỗi ngày 2 lần, khi kiểm kê định kỳ và trước mỗi khi thay đổi giá. Đo xong rồi về tra ba-rem tính toán mới có số liệu. Có số liệu rồi thì phải cập nhật vào biểu, rồi in - đóng dấu - gửi đi bằng FAX (số nhanh) & bưu điện (bản chính); nhận được rồi thì lại phải cập nhật vào biểu tổng hợp thì mới có số liệu tổng toàn ngành. Do nhiều người làm, nhiều tác nghiệp, nhiều công đoạn như vậy nên quá trình này rất mất thời gian và có thể có những sai sót ở một khâu nào đó ví như mực in mờ đọc số không ra chẳng hạn, thế là lại phải hỏi đi hỏi lại, tra đi tra lại cho bằng khớp thì mới sử dụng để báo cáo được.
Nay những công việc trên do thiết bị, phần mềm tự động tính toán và truyền tải thông tin một nguồn và nhất quán trong toàn hệ thống.
Máy móc thiết bị thì đương nhiên có ưu điểm nhanh hơn con người rất nhiều lần - có thể nói là tức thì và điều quan trọng là nó đưa ra các số liệu chính xác.
Có vậy thì các cấp lãnh đạo, quản lý mới có thể đưa ra các quyết định cụ thể trong quản trị điều hành đem lại hiệu quả kinh tế tối ưu.
Có vậy thì chúng tôi mới kịp triển khai hiệu chỉnh giá trên toàn quốc trong thời gian khoảng 1 tiếng đồng hồ tính từ khi nhận được chỉ đạo của Liên bộ và Tập đoàn ban hành quyết định cụ thể.
Có vậy thì chúng tôi mới kịp lập các báo cáo tài chính trong thời hạn quy định của công ty cổ phần đã niêm yết theo đúng quy định.
Trung tâm điều khiển sản xuất tại Xí nghiệp Kho vận xăng dầu K130 (Petrolimex Quảng Ninh), nơi bắt đầu tuyến ống B12, hoàn toàn được điều khiển bằng tự động hóaHiện nay Petrolimex đã có 112 số điểm triển khai ERP & Egas tại 76 công ty chi nhánh với hơn 1.400 người dùng; phân hệ triển khai: FI/CO/CS/MM/SD/TR, báo cáo quản trị 364, báo cáo chuẩn SAP-170; số quy trình nghiệp vụ thống nhất 161; tích hợp hệ thống bơm xuất TĐH tại các kho: 20 kho TDH/42 kho; tích hợp số liệu hơn 2.400 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.
Hiệu quả của việc ứng dụng ERP, EGAS tại Petrolimex là gì, thưa ông?
Ông Nguyễn Văn Sâm: Hiệu quả ứng dụng ERP & Egas, theo đánh giá của tôi nó là rất lớn. Nó tiết kiệm được chi phí lao động nhưng lại đem đến tính nhanh chóng chính xác của thông tin để ra quyết định điều hành các tác nghiệp một cách tối ưu.
Đến thời điểm này, các mảng nghiệp vụ cốt lõi của Petrolimex đã được ứng dụng ERP & Egas, các giao dịch và thông tin nghiệp vụ kinh doanh xăng dầu, nghiệp vụ tài chính kế toán đã được tập trung trên hệ thống, xuyên suốt từ Công ty mẹ tới các công ty, chi nhánh, xí nghiệp, tổng kho/kho xăng dầu của Petrolimex hỗ trợ công tác hoạch định, điều hành, nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời, phân định trách nhiệm công việc để kiểm soát; hỗ trợ lãnh đạo giám sát mọi hoạt động của Tập đoàn. Các thông tin ở hệ thống tập trung được liên tục cập nhật sát với thời gian thực đã hỗ trợ Tập đoàn chủ động khai thác nhanh ở các công ty về tồn kho, công nợ, mua hàng, bán hàng,… nắm chắc nguồn lực để hoạch định chính sách và ra quyết định điều hành phù hợp; Cung cấp các báo cáo tức thời cho phép công bố thông tin kịp thời giá vốn, chi phí, doanh thu, lợi nhuận ra đại chúng một cách minh bạch và kịp thời.
Bên cạnh đó, ERP & Egas còn có khả năng kiểm soát tính tuân thủ quy trình để chấn chỉnh, các cấp quản lý tại Tập đoàn/Công ty có thể chỉ ra sai sót cụ thể và hỗ trợ đơn vị/người dùng xử lý đúng, kịp thời. Khi cần thiết có thể truy nhập đến chi tiết chứng từ.
Quy trình mang tính liên thông tạo ra áp lực nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ nhân viên trong việc phối hợp/cộng tác/chia sẻ thông tin/hỗ trợ phát hiện sai sót giữa các bộ phận; nâng cao tính tuân thủ, làm việc chuyên nghiệp, tạo thói quen tác phong làm việc nhóm, theo quy trình, đúng ngay từ đầu, hạn chế thói quen tùy tiện sai đâu sửa đấy...
Sắp tới Petrolimex lại tiên phong mở POS thanh toán qua NAPAS hiện thực hóa chủ trương thanh toán không tiền mặt trong lĩnh vực mua bán xăng dầu, ông có thể cho bạn đọc biết cách thức hoạt động của hình thức thanh toán mới này sẽ diễn ra như thế nào?
Ông Nguyễn Văn Sâm: Khách hàng có thẻ - ghi nợ thuộc liên minh NAPAS, khi đến mua hàng, quẹt thẻ thanh toán. Hệ thống POS tại các cửa hàng sẽ tự động trừ tiền khách tại thẻ, truyền thông tin về hệ thống tài khoản khách hàng và hệ thống thông tin của ngân hàng để kiểm soát thông tin. Nó tương tự như cách chúng ta mua hàng tại siêu thị thanh toán bằng các loại thẻ…).
Trân trọng cảm ơn ông về cuộc trao đổi này!
