Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

VŨ THỊ MINH  (Khoa Kế toán - Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh)

TÓM TẮT:

Công tác kế toán hiệu quả được coi là bài toán quan trọng cần lời giải đáp ngay đối với hoạt động của doanh nghiệp nói chung, các doanh nghiệp phân phối hàng hóa nói riêng. Bài viết này đưa ra các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động phân phối hàng hóa trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, để từ đó các doanh nghiệp có các giải pháp cụ thể, phù hợp vận dụng trong quá trình  hoạt động của đơn vị mình.

Từ khóa: phân phối hàng hóa, nhân tố ảnh hưởng, tổ chức công tác kế toán.

1. Đặt vấn đề

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán gồm nhân viên kế toán với các quy định về chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ để thực hiện các phần hành kế toán cụ thể cũng như tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng đưa ra các quyết định.

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn nữa, công tác này còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

Với đặc thù hoạt động là những doanh nghiệp kết nối từ nhà sản xuất sản phẩm, phân phối tới các đại lý, cửa hàng các sản phẩm thuộc một hoặc một số lĩnh vực: Đồ uống, thực phẩm, hàng tiêu dùng, thiết bị, vật liệu xây dựng, phân bón, hóa mỹ phẩm, bất động sản, gas,… Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp này bao gồm: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp và tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.

Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí, mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng, phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. Việc tổ chức công tác trong doanh nghiệp phân phối chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố. Bao gồm: đặc thù và quy mô doanh nghiệp; Yêu cầu về ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống kiểm soát nội bộ, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, các quy định pháp lý, nhu cầu về sử dụng thông tin kế toán và các dịch vụ kế toán tài chính.

2. Thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố tới tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp phân phối trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Theo kết quả điều tra doanh nghiệp năm 2019, tổng số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên tại ngày 01/01/2019 là 3.656 doanh nghiệp, trong đó các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối chiếm khoảng 3,5 %, nhưng lại đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lao động trên địa bàn Tỉnh. (Xem Hình)

Thông qua việc khảo sát thực trạng hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp phân phối hàng hóa trên địa bàn cho thấy, trong số các nhân tố được xác định có ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán, nhân tố đầu tiên ảnh hưởng là đặc thù hoạt động phân phối và quy mô doanh nghiệp.

Thứ nhất, đặc thù và quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phân phối hàng hóa có đặc điểm chung là số lượng hàng hóa lớn, gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính dẫn đến mất thời gian, sai sót trong việc hạch toán, kiểm kê hàng tồn kho; doanh thu bán hàng phải được tính theo nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng, lái xe, nhóm hàng, mặt hàng để làm căn cứ tính lương, thưởng cho nhân viên do đó mất nhiều công sức tính; Quản lý công nợ phải thu theo từng nhân viên giao hàng, từng xe đi giao hàng; quản lý hàng đổi, hoặc trả lại chi tiết theo từng đơn hàng, đối với từng khách hàng, từng hãng cung cấp; theo dõi hàng khuyến mãi cho khách hàng… mất nhiều thời gian và công sức. Do đó, bộ máy kế toán phải được tổ chức tập trung để có thể thu nhận và xử lý các thông tin nhanh nhất, cung cấp thông tin hàng ngày cho hoạt động thường xuyên của đơn vị, bố trí kế toán phụ trách các hãng nhà cung cấp.

Các doanh nghiệp có quy mô càng lớn càng hoạt động phân phối nhiều mặt hàng của nhiều hãng cung cấp, các nghiệp vụ kinh tế có mức độ phức tạp cao, càng cần có nhiều nhân sự kế toán để đảm nhận công việc các nhãn hàng phân phối liên quan.

Thứ hai là các quy định của pháp luật về kế toán, thuế.

Môi trường pháp lý là những cơ sở pháp lý mà kế toán phải căn cứ vào đó để thực hiện công việc kế toán, đảm bảo cho hoạt động của kế toán phù hợp với những quy định của pháp luật. Hiện nay, hệ thống các văn bản tác động đến công tác kế toán các doanh nghiệp phân phối là: Luật Kế toán số 88, được ban hành ngày 20/11/2015; Hệ thống Chuẩn mực kế toán; Chế độ kế toán. Trong đó có Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành ngày 26/08/2016 và Thông tư số 132/2018/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ  được ban hành ngày 28/12/2018 và các Luật thuế liên quan… Các doanh nghiệp phải lựa chọn áp dụng hạch toán kế toán tại doanh nghiệp theo chế độ kế toán Bộ Tài chính đã ban hành.

Đa phần các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Thông tư số 133 thay thế cho Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC trước đây (chiếm 64.8%). Đi kèm với các chế độ kế toán đã được hướng dẫn, Bộ Tài chính ban hành quy định về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và Báo cáo tài chính. Mặc dù hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp được phép sử dụng là hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp sử dụng mẫu sẵn theo hệ thống chứng từ được ban hành theo các quyết định trước đây (Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC)

Các doanh nghiệp hoạt động luôn mong muốn có môi trường pháp lý hoàn thiện và ổn định, để doanh nghiệp có thể yên tâm đầu tư và phát triển sản xuất. Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ chi phối hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

Thứ ba là yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT).

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 làm thay đổi cơ bản phương thức thực hiện các công việc kế toán hiện nay bằng việc áp dụng chứng từ điện tử, bằng các phần mềm tổng hợp, xử lý dữ liệu, ghi sổ kế toán trong môi trường tin học hóa. Việc các doanh nghiệp trên địa bàn đang dần áp dụng hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và các tiện ích khác trong thời đại công nghệ đã giúp giảm thiểu được rất nhiều thời gian đi lại của kế toán. Kế toán sẽ không còn mất quá nhiều công sức trong việc phân loại chứng từ, xử lý từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các loại sổ kế toán mà vấn đề quan trọng hơn là cần phải quan tâm đến việc trình bày báo cáo tài chính theo quy định của Luật Kế toán; Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp quy định chuẩn mực. Ở các doanh nghiệp phân phối, ngoài dữ liệu kế toán, còn có sự kết hợp của các thông tin dữ liệu trên phần mềm bán hàng của các nhà cung cấp, hệ thống DMS, định vị bán hàng… mà kế toán phụ trách cần nắm bắt. Sự hỗ trợ mạnh mẽ của công nghệ giúp kế toán sử dụng nguồn lực của mình hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiếp cận gần hơn với hệ thống kế toán quốc tế.

Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán trong các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế, có thể xuất phát từ nhận thức của nhà quản lý. Ở một bộ phận doanh nghiệp cho rằng, CNTT chưa phải là tác nhân chủ chốt trong hoạt động kinh doanh nên vẫn sử dụng phương thức thủ công và nếu ứng dụng CNTT chỉ dừng lại ở Word, Excel,... một số ít doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, quản lý nhân sự... Trong suy nghĩ của chủ doanh nghiệp, họ chỉ xem việc đầu tư cho CNTT là khoản đầu tư thêm, chưa phải là khoản đầu ra sinh lời, nên họ không lập kế hoạch cho việc đầu tư này.

Thứ tư là nhận thức của chủ doanh nghiệp.

Qua khảo sát thực tế các doanh nghiệp về nhận thức vai trò của kế toán đối với các doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc tổ chức bộ máy kế toán. Đa phần chủ doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của kế toán. Song vẫn còn một bộ phận doanh nghiệp nhỏ chỉ quan tâm đến số liệu “kế toán nội bộ”, công tác kế toán thuế chỉ nhằm mục đích thực hiện theo quy định của nhà nước. Nếu không nhận thức được tầm quan trọng của kế toán, việc tổ chức phòng tài chính kế toán của các doanh nghiệp khá đơn giản với người đứng đầu là kế toán trưởng, đôi khi kiêm nhiệm luôn kế toán viên, khai báo thuế và lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp thuê kế toán bên ngoài, không tổ chức bộ máy kế toán riêng hoặc ở một số đơn vị, công tác kế toán ở các doanh nghiệp chỉ chú trọng cho mục đích kê khai thuế.

Thứ năm là trình độ của kế toán viên.

Nhân viên kế toán là một “mắt xích” để bộ máy của doanh nghiệp có thể hoạt động. Họ cung cấp thông tin để ban quản trị có thể đề ra kế hoạch kinh doanh. Trình độ kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm của nhân viên kế toán có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, tác động không nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên phải am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp tốt với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả. Nếu đội ngũ kế toán không chuyên nghiệp, trình độ không cao có thể ảnh hưởng đến công tác kế toán như thu thập thông tin không đầy đủ, phản ánh thông tin kế toán thiếu tính chính xác, không kịp thời.

Ngoài ra, nếu đội ngũ kế toán có trình độ thấp còn ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế toán như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc của phòng kế toán, công việc kế toán không hiệu quả. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế cũng như sự hội nhập quốc tế, trình độ chuyên môn của các cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong doanh nghiệp cũng như các đối tượng sử dụng thông tin khác được nâng cao rõ rệt, khả năng vận dụng hệ thống khuôn khổ pháp lý về kế toán trong công việc ngày càng hiệu quả hơn, nhu cầu thông tin kế toán có chất lượng ngày một cao hơn.

Thứ sáu, ảnh hưởng từ nhu cầu thông tin kế toán.

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán của các nhà quản trị doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin kế toán của một doanh nghiệp bao gồm các thông tin kế toán tài chính và các thông tin kế toán quản trị. Về nguyên tắc, các thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Các thông tin kế toán quản trị được cung cấp theo nhu cầu sử dụng nội bộ doanh nghiệp. Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều nhằm đáp ứng những nhu cầu thông tin cho các đối tượng khác nhau nhưng có quan hệ với nhau trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục theo chế độ quy định.

Kế toán tài chính bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định chung của Nhà nước, thể hiện bởi hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo do Nhà nước ban hành. Nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm những thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền của một đơn vị kế toán nhất định.

Kế toán quản trị hình thành do nhu cầu của doanh nghiệp mà chưa mang tính bắt buộc về mặt pháp luật. Hệ thống kế toán quản trị không hoàn toàn đồng nhất giữa các doanh nghiệp, được thiết kế tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Với sự phát triển khoa học, công nghệ và thông tin như hiện nay, đòi hỏi việc cung cấp thông tin kế toán phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và ra quyết định, đặc biệt là thông tin kế toán trong lĩnh vực hoạt động phân phối. Vì vậy, tổ chức thông tin kế toán trong các doanh nghiệp có chất lượng là một nhân tố rất quan trọng.

Thứ bảy, các dịch vụ tài chính - kế toán.

Dịch vụ kế toán là loại hình hoạt động nhằm trợ giúp, tư vấn cho doanh nghiệp về luật pháp, chế độ, thể chế tài chính kế toán của Nhà nước cũng như việc ghi sổ kế toán, tính thuế, lập báo cáo tài chính. Hiện nay, các dịch vụ kế toán thường thấy là dịch vụ làm kế toán, lập báo cáo tài chính, các dịch vụ thuế,… Nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa cho rằng chi phí thuê dịch vụ kế toán thấp hơn chi phí duy trì nhân sự nội bộ mà chất lượng công việc vẫn đảm bảo. Do đó, đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến việc có tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hay là không.

Tóm lại, nhóm nhân tố pháp lý, nhân tố đặc thù lĩnh vực kinh doanh, nhân tố tổ chức bộ máy nhân sự kế toán, nhân tố về nhu cầu thông tin kế toán là những nhân tố có tác động nhiều nhất đến tổ chức công tác kế toán của các doanh nghiệp. Việc xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp phân phối hàng hóa là việc làm cần thiết, nó góp phần tổ chức tốt quá trình quản lý kinh tế, cung cấp thông tin kế toán trong quá trình hội nhập quốc tế của các doanh nghiệp.

3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phân phối trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

Từ sự ảnh hưởng của các nhân tố trên, tác giả đưa ra các giải pháp cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối áp dụng trong việc tổ chức công tác kế toán để có thể đạt hiệu quả cao nhất.

Thứ nhất, hiểu rõ về đặc thù kinh doanh giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán và cung cấp thông tin hiệu quả.

Thứ hai, tổ chức ứng dụng CNTT trong kế toán nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu quản trị. Một trong những yêu cầu đầu tiên để việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán thành công là con người, doanh nghiệp cần quan tâm hơn việc đào tạo, bồi dưỡng nhân viên làm việc trực tiếp và phải lập kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực.

Thứ ba, kết hợp tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ giúp hạn chế các sai sót, gian lận, nâng cáo chất lượng thông tin kế toán.

Thứ tư, các doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức tin học cho những người làm kế toán, đồng thời cập nhật chính sách, chế độ mới cho đội ngũ kế toán; Xây dựng môi trường làm việc tích cực, quan hệ lao động hài hòa, lành mạnh; Khen thưởng, kỷ luật phải đúng người, đúng việc, đúng lúc,...

Thứ năm, về quy mô doanh nghiệp, trên cơ sở ứng dụng hệ thống kế toán nhà nước đã ban hành, các đơn vị căn cứ vào đặc điểm cụ thể về loại hình kinh doanh của mình để lập quy trình thực hiện công tác kế toán phù hợp.

Thứ sáu, các công ty cần hiểu rõ nhu cầu thông tin của từng đối tượng để tổ chức công tác kế toán để đáp ứng được nhu cầu về sử dụng thông tin kế toán cho phù hợp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

  1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
  2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán năm 2015.
  3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
  4. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  5. Lưu Đức Tuyên, Ngô Thị Thu Hồng, (2011), Giáo trình Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, Học viện Tài chính.

Factors affecting the accounting of goods distribution companies

in Thai Nguyen Province

Vu Thi Minh

Faculty of Accounting

Thai Nguyen University of Economics and Business Administration

ABSTRACT:

Ensuring the effectiveness of accounting activities is considered one of important tasks that companies, especially goods distribution companies need to solve to do business successfully. This paper examines the factors affecting the accounting of goods distribution companies in Thai Nguyen Province. Based on the paper’s findings, some solutions are proposed to improve the effectiveness of accounting activities of goods distribution companies.

Keywords: goods distribution, influencing factors, organization in accounting.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 5, tháng 3 năm 2021]