Bàn về các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp

ThS. TĂNG THỊ BÍCH QUYÊN (Khoa Kế toán - Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp)

TÓM TẮT:

Phần mềm kế toán luôn được coi là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán. Lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc vô cùng quan trọng khi tổ chức công tác kế toán.

Từ khóa: Phần mềm kế toán, nhân tố ảnh hưởng, Misa, Fast, LinkQ, doanh nghiệp.

I. Những vấn đề chung về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý các thông tin trên các chứng từ theo đúng quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Theo nghiên cứu của một nhóm tác giả trên Tạp chí Phát triển Kinh tế, hiện nay, tại Việt Nam chỉ có khoảng 48% doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán. Đối với các doanh nghiệp này có thể phát sinh thêm nhu cầu lựa chọn một phần mềm kế toán mới khi phần mềm đang ứng dụng không còn phù hợp và đáp ứng được yêu cầu về quản lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp. Trong khi đó, các doanh nghiệp chưa ứng dụng phần mềm kế toán sẽ có nhu cầu sử dụng trong tương lai. Hiện nay, phần mềm kế toán xuất hiện rất phổ biến trên thị trường, các doanh nghiệp đều có nhu cầu sử dụng bởi những tính năng ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại.

1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

Thứ nhất, phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho doanh nghiệp sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán, khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.

Thứ hai, phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

Thứ ba, phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

Thứ tư, phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.

2. Điều kiện của phần mềm kế toán

a. Về phía nhà cung cấp phần mềm

Một là, phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn và các quy định hiện hành về kế toán.

Hai là, phần mềm kế toán khi đưa vào sử đụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp doanh nghiệp vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.

Ba là, phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất là phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.

b. Về phía doanh nghiệp sử dụng

Một là, doanh nghiệp phải lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý.

Hai là, doanh nghiệp phải trang bị đầy đủ hệ thống trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ của các bộ phận có liên quan.

Ba là, doanh nghiệp phải thử nghiệm phần mềm trước khi đưa vào sử dụng chính thức, nhưng việc thử nghiệm phải được thực hiện song song với việc ghi sổ thủ công hoặc phần mềm kế toán đã sử dụng.

Bốn là, doanh nghiệp phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ, quản lý dữ liệu, kiểm tra, kiểm soát thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ, phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế toán.

Năm là, doanh nghiệp phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

Sáu là, doanh nghiệp phải đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán.

3. Phân loại phần mềm kế toán

Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán, nhưng có 2 loại phần mềm trên thị trường hiện nay, đó là:

- Phần mềm đóng gói: Đây là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, thường phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Phần mềm đặt hàng: Đây là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế riêng cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong hệ thống tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng. Đặc điểm của phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao. Thông thường thì các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ, quy mô lớn hoặc nhiều ngành nghề, quy trình hoạt động có nhiều đặc thù mà phần mềm đóng gói không đáp ứng được.

II. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp

Theo tổng kết của Jadhav A.S & R.M. Sonar (2009) về các nghiên cứu của nhiều tác giả công bố về tiêu chí lựa chọn phần mềm thì có 5 tiêu chí phổ biến, đó là: Chất lượng phần mềm, nhà cung cấp phần mềm, chi phí và lợi ích, đặc điểm đầu ra của gói phần mềm và ý tưởng thiết kế phần mềm. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp thường đưa ra các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm kế toán dựa trên cơ sở là những tiêu chí đã được nghiên cứu.

1. Quy mô doanh nghiệp

Tùy vào quy mô của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp để sử dụng sao cho hiệu quả nhất. Nếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ thì phần mềm đóng gói sẽ rất phù hợp. Bởi lẽ đây là phần mềm kế toán đã được thiết kế sẵn, tính năng đơn giản nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu hạch toán của doanh nghiệp. Lựa chọn phần mềm này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí trong việc mua bản quyền phần mềm, tổ chức hướng dẫn sử dụng cho người trực tiếp sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, nếu là doanh nghiệp có quy mô lớn, quy trình sản xuất phức tạp thì phần mềm đặt hàng sẽ là một lựa chọn tốt. Bởi lẽ phần mềm đặt hàng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, sẽ phù hợp với quy mô và quy trình hạch toán của doanh nghiệp, tuy nhiên, nhược điểm của phần mềm này sẽ là khó sử dụng và chi phí cao.

2. Chất lượng phần mềm

Phần mềm được sử dụng trong doanh nghiệp phải được đảm bảo về chất lượng toàn diện từ quy trình, tới chất lượng phần mềm nội bộ, chất lượng theo yêu cầu người dùng và chất lượng phần mềm trong sử dụng. Phần mềm được lựa chọn cần phải có nhiều tính năng thiết thực, giao diện dễ hiểu và cách sử dụng đơn giản, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cơ bản và quản trị, luôn cập nhật thông tư. Theo khảo sát từ cộng đồng kế toán, vấn đề được quan tâm nhất trong phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là khả năng cập nhật thông tư, chính sách mới. Tại thời điểm hiện tại, phần mềm phải đáp ứng tốt các yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thêm nữa, phần mềm kế toán tốt sẽ giúp kiện toàn bộ máy kế toán, chuẩn hóa quy trình của doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian báo cáo. Tuy nhiên, chất lượng luôn luôn đi kèm với chi phí. Mỗi doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh để có thể đánh giá được việc đầu tư phần mềm kế toán phát huy hiệu quả tối đa.

3. Dịch vụ hỗ trợ sau mua hàng

Đầu tư phần mềm kế toán hiệu quả, cũng tức là doanh nghiệp đầu tư các dịch vụ hỗ trợ sau đó. Tại Việt Nam, lựa chọn phần mềm kế toán còn bị chi phối mạnh mẽ bởi sự hợp tác giữa nhà cung cấp phần mềm với doanh nghiệp sử dụng. Nhà cung cấp phải luôn đồng hành cùng kế toán viên trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, như: hỗ trợ cài đặt, đào tạo cách sử dụng, nâng cấp phần mềm và khắc phục sự cố một cách kịp thời, hiệu quả. Ngoài ra, một số doanh nghiệpvừa yêu cầu về phần mềm kế toán, vừa yêu cầu nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ phát triển hệ thống thông tin kế toán.

III. Một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay

Thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam tưởng nhiều nhưng lại thiếu, rất nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán ra thị trường nhưng lại thiếu giải pháp chất lượng. Hiện nay, 3 phần mềm kế toán Misa, Fast, LinkQ là thông dụng nhất, phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

1. Phần mềm kế toán Misa

Phần mềm kế toánMisa là một phần mềm được tạo ra chuyên để phục vụ cho công việc kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ và được áp dụng trong các trường hợp như: Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp thương mại đơn giản, và mức độ quản lý không quá phức tạp, doanh nghiệp có yêu cầu quản trị cao hơn và mô hình hoạt động lớn ở mức tương đối, doanh nghiệp thực hiện kinh doanh ở nhiều lĩnh vực.

Ưu điểm:

- Phần mềm kế toán Misa có ưu điểm là dễ sử dụng bởi giao diện trực quan, cho phép cập nhật dữ liệu một cách linh hoạt, các mẫu giấy tờ chứng từ tuân theo quy định ban hành.

- Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, mỗi đơn vị được thao tác trên một cơ sở dữ liệu khác nhau,độc lập, khả năngthao tác lưu, ghi sổ dữ liệu cực tốt.

- Số liệu tính toán trong phần mềm Misacực kỳchính xác, khả năng xảy ra các sai sót bất thường do lỗi ở phần mềm là rất ít.

- Công nghệ bảo mật dữ liệu của phần mềm Misa rất cao, gần như tuyệt đối an toàn.

Nhược điểm:

- Chương trình cài đặt nặng nên máy tính cài phần mềm Misa bị chậm.

- Tốc độ xử lý dữ liệu hơi chậm.

2. Phần mềm kế toán Fast

Phần mềm kế toán Fast là giải pháp cho các loại hình doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn, điển hình là các doanh nghiệp lớn cần báo cáo về việc quản lý, hay các doanh nghiệp xây dựng.

Ưu điểm:

- Giao diện dể sử dụng, sổ sách chứng từ kế toán cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành. Cũng giống Misa, phần mềm Fast có một hệ thống báo cáo đa dạng, người dùng có thể yên tâm về yêu cầu quản lý.

- Tốc độ xử lý rất nhanh.

- Cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp.

- Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị

- Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính chính xác

Nhược điểm:

- Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data.

3. Phần mềm kế toán LinkQ

Phần mềm kế toán LinkQ là phần mềm được xây dựng trên công cụ lập trình tiên tiến, phát triển mở rộng phù hợp với mô hình cấp dữ liệu cho phép tập hợp và quản lý theo mô hình doanh nghiệp nhiều thành viên, chi nhánh.

Ưu điểm:

- Linh động, dễ chỉnh sửa, cho phép người dùng khai báo thêm trường thông tin để theo dõi.

- Theo dõi và hạch toán song song nhiều loại tiền tệ.

- Cho phép làm việc trên nhiều cửa sổ trong cùng một thời điểm.

- Kết xuất dữ liệu ra bộ office dễ dàng, kết xuất trực tiếp qua HTTK, iHTKK, TaxOnline.

- Có thể kết nối dữ liệu từ xa, tích hợp trên nhiều hệ điều hành.

Nhược điểm:

- Hệ thống báo cáo chủ yếu là các báo cáo tài chính mà rất ít các báo cáo quản trị, hơn nữa các báo cáo này thường là cố định khó tạo mới và chỉnh sửa với người sử dụng.

IV. Kết luận

Nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng tăng cao, điều này đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải có những hướng lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình để phát huy tối đa tính hiệu quả của các phần mềm kế toán. Bài viết đã đưa ra một số những nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn về phần mềm kế toán ứng dụng trong các doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Bộ Tài chính (2005), Thông tư 103/2005/TT-BTC về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán.

2. Võ Văn Nhị, Nguyễn Bích Liên, Phạm Trà Lam, Định hướng lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, Tạp chí Phát triển Kinh tế 285.

3. Một số trang web:

- http://www.webketoan.vn/

- http://www.misa.com.vn/

- http://www.fast.com.vn/

- http://www.linkq.com.vn/

FACTORS IMPACT THE SELECTION OF ACCOUNTING

SOFTWARE OF ENTERPRISES

MA. TANG THI BICH QUYEN

Faculty of Accounting, University of Economic and Technical Industries

ABSTRACT:

Accounting software is considered an effective tool to support accountants. As a result, it is very important for enterprises to choose an appropriate accounting software which is suitable to the business characteristics and management requirements of enterprises.

Keywords: Accounting software, influence factor, Misa, Fast, LinkQ, enterprises.

Xem toàn bộ ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 04 + 05 tháng 04/2017 tại đây