Đăng ký hồ sơ thương nhân
Theo Quy chế của Bộ Công Thương, người đề nghị cấp C/O chỉ được xem xét cấp C/O tại nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân sau khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký hồ sơ thương nhân. Mọi sự thay đổi trong hồ sơ thương nhân phải được thông báo cho tổ chức cấp C/O nơi đã đăng ký trước khi đề nghị cấp C/O. Hồ sơ thương nhân vẫn phải được cập nhật 2 năm một lần.
Trong trường hợp muốn được cấp C/O tại nơi cấp khác với nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân trước đây do bất khả kháng hoặc có lý do chính đáng, người đề nghị cấp C/O phải cung cấp những lý do thích hợp bằng văn bản nêu rõ lý do không đề nghị cấp C/O tại nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân trước đó và phải đăng ký hồ sơ thương nhân tại tổ chức cấp C/O mới đó.
Hồ sơ đề nghị cấp C/O
Hồ sơ đề nghị cấp C/O bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ;
b) Mẫu C/O đã được khai hoàn chỉnh;
c) Tờ khai hải quan xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan (các trường hợp hàng xuất khẩu không phải khai báo Tờ khai hải quan xuất khẩu theo quy định của pháp luật sẽ không phải nộp Tờ khai hải quan xuất khẩu);
d) Hoá đơn thương mại;
đ) Vận tải đơn;
Trong trường hợp chưa có Tờ khai hải quan xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và vận tải đơn, người đề nghị cấp C/O có thể được nợ các chứng từ này nhưng không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O.
Nếu xét thấy cần thiết, tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, phụ liệu; giấy phép xuất khẩu (nếu có); hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên liệu, phụ liệu trong nước; mẫu nguyên liệu, phụ liệu hoặc mẫu sản phẩm xuất khẩu; bản mô tả quy trình sản xuất ra sản phẩm với chi tiết mã HS của nguyên liệu đầu vào và chi tiết mã HS của sản phẩm (đối với tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hóa hoặc tiêu chí công đoạn gia công chế biến cụ thể); bản tính toán hàm lượng giá trị khu vực (đối với tiêu chí hàm lượng giá trị khu vực); và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
Trừ đơn đề nghị cấp C/O và mẫu C/O, các loại giấy tờ còn lại có thể là bản sao có chữ ký và đóng dấu xác nhận sao y bản chính của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của đơn vị hay tổ chức, hoặc có chữ ký và đóng dấu của cơ quan công chứng, đồng thời có kèm theo bản chính để đối chiếu.
Riêng đối với các thương nhân tham gia eCOSys (hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Việt Nam tại: http://www.ecosys.gov.vn), người được ủy quyền ký Đơn đề nghị cấp C/O sẽ kê khai các dữ liệu qua hệ thống eCOSys, ký điện tử và truyền tự động tới tổ chức cấp C/O. Sau khi kiểm tra hồ sơ trên hệ thống eCOSys, nếu chấp thuận cấp C/O, Tổ chức cấp C/O sẽ thông báo qua hệ thống eCOSys cho thương nhân đến nộp hồ sơ đầy đủ bằng giấy cho Tổ chức cấp C/O để đối chiếu trước khi cấp C/O.
Cấp C/O
C/O phải được cấp sớm nhất trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ thời điểm người đề nghị cấp C/O nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Tổ chức cấp C/O có thể tiến hành kiểm tra tại nơi sản xuất trong trường hợp nhận thấy việc kiểm tra trên hồ sơ là chưa đủ căn cứ để cấp C/O hoặc phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật đối với các C/O đã cấp trước đó. Cán bộ kiểm tra của tổ chức cấp C/O sẽ lập biên bản về kết quả kiểm tra này và yêu cầu người đề nghị cấp C/O và/hoặc người xuất khẩu cùng ký vào biên bản. Trong trường hợp người đề nghị cấp C/O và/hoặc người xuất khẩu từ chối ký, cán bộ kiểm tra phải ghi rõ lý do từ chối đó và ký xác nhận vào biên bản.
Thời hạn xử lý việc cấp C/O đối với trường hợp này không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày người đề nghị cấp nộp hồ sơ đầy đủ.
Đặc biệt, Quy chế của Bộ Công Thương nêu rõ, thời hạn xác minh không được làm cản trở việc giao hàng hoặc thanh toán của người xuất khẩu, trừ trường hợp do lỗi của người xuất khẩu.
Trong trường hợp từ chối cấp C/O, tổ chức cấp C/O phải thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người đề nghị cấp C/O biết trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày từ chối.