Một số đề xuất nhằm tổ chức các cuộc họp hiệu quả

ThS. PHẠM THỊ MAI ANH (Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

TÓM TẮT:

Họp nhóm là một hoạt động không thể thiếu và diễn ra thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục hay bất cứ lĩnh vực nào,… Bên cạnh những cuộc họp cần thiết và quan trọng, vẫn còn rất nhiều cuộc họp lãng phí và chưa được tổ chức hiệu quả. Vấn đề này không chỉ khiến nhiều cơ quan bộ ngành của Chính phủ phải chú trọng tìm phương án giải quyết, mà cả các tổ chức, doanh nghiệp ngoài Nhà nước cũng luôn phải nỗ lực đi tìm giải pháp, nhằm tổ chức được những cuộc họp thiết thực, tránh lãng phí. Bài viết bàn về một số giải pháp để tổ chức các cuộc họp thực sự hiệu quả.

Từ khóa: Họp trực tuyến, chất lượng các cuộc họp, các bước họp, giải quyết vấn đề trong cuộc họp.

1. Đặt vấn đề

Trong suốt nhiều năm qua, thực trạng “khủng hoảng vì họp” vẫn còn tiếp diễn. Ở Việt Nam, thống kê từ năm 2007, cả nước có 3.000 cuộc họp. Tổng chi phí cho các cuộc họp này vào khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày (Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, 2018). Cho tới năm 2018, trung bình hàng năm, các bộ, ngành, địa phương đã tổ chức từ vài trăm đến gần 2.000 cuộc họp, hội nghị và được các cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2-4 cuộc họp. (Văn phòng Chính phủ, 2018). Những số liệu nêu trên cho thấy, ở nước ta hiện nay, các cơ quan, đơn vị và địa phương, tình trạng họp diễn ra quá nhiều, kém hiệu quả, gây lãng phí và cán bộ, công chức không còn thời gian để giải quyết, xử lý công việc. Ngoài ra, một tỷ lệ không nhỏ người dự họp chỉ làm việc với những thiết bị công nghệ số hiện đại như điện thoại, laptop, máy tính bảng mà không chú ý đến nội dung họp. Không chỉ ở Việt Nam, ở Mỹ có khoảng 11 triệu cuộc họp mỗi năm và một phần ba trong số này không đem lại hiệu quả (tương đương với khoảng 37 tỷ USD bị lãng phí, do những cuộc họp thiếu hiệu quả gây ra) (SAGA, 2014). Thậm chí có những cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước còn tự gọi công việc của mình là nghề “đi họp”. (Diễn đàn Dân trí Việt Nam, 2018). Việc giảm số lượng các cuộc họp và kinh phí tổ chức các cuộc họp gây lãng phí đã được nhắc đến như: “cắt giảm 100% tổ chức lễ động thổ, lễ khởi công, khánh thành các công trình; thắt chặt các khoản kinh phí tổ chức hội nghị, tọa đàm, hội thảo,…” (Quân đội Nhân dân, 2020). Tuy nhiên, việc cắt giảm các cuộc họp không phải là ưu tiên hàng đầu, nhất là khi các cuộc họp là quan trọng và là việc không thể bỏ hẳn trong các cơ quan, tổ chức, các biện pháp thực thi nhằm giúp tổ chức các cuộc họp hiệu quả cần phải được đưa ra và thực hiện càng sớm càng tốt.  

2. Một số đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng các cuộc họp

Một là, phân bổ thời gian tổ chức các cuộc họp hợp lý. Thời gian trung bình cho mỗi cuộc họp nên kéo dài tối đa là 75 phút cho hầu hết các cuộc họp (Heller, 2006). Nếu quá thời gian này, mọi thành viên sẽ dễ mất tập trung và hiệu quả cuộc họp giảm. Khi điều hành một cuộc họp, bản thân người chủ trì phải chủ động theo chương trình thảo luận đã được chuẩn bị trước; gộp các chủ đề để tránh lặp lại, phân bổ thời lượng cho mỗi nội dung để thảo luận và cố gắng tuân thủ chặt chẽ lịch trình thời gian. Yêu cầu các ý kiến phát biểu cần chuẩn bị trước để tiết kiệm thời gian cuộc họp. Khuyến khích mọi người phát biểu ngắn gọn hợp lý và tập trung vào vấn đề liên quan. Chú ý đến việc kiểm soát thời gian: Phân bổ thời gian theo kế hoạch đã định, chú ý thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu mọi người muốn dành nhiều hơn thời gian đã định cho một vấn đề, người chủ trì cần sự đồng thuận từ tất cả các thành viên; cần nói rõ: "Chúng ta đã dùng hết thời gian quy định cho vấn đề này rồi. Mọi người muốn tiếp tục dành thêm 10 phút cho chủ đề này, hay chúng ta sẽ chuyển sang phần tiếp theo như kế hoạch?...". Đây là một cách hay để đưa cuộc họp về đúng lộ trình thời gian đã định.

Hai là, người họp cần thực hiện tốt các bước họp. Một cuộc họp thường diễn tiến theo 5 bước cơ bản từ chuẩn bị, bắt đầu cuộc họp, thảo luận, phân công thực hiện và kết thúc cuộc họp. Người tham gia họp cần nắm rõ các bước này để đảm bảo giải quyết triệt để các vấn đề trong từng bước họp.

  • Chuẩn bị họp: Là bước đầu tiên quan trọng trong mỗi cuộc họp nhóm. Nnếu khâu chuẩn bị không được thực hiện nghiêm túc và kỹ lưỡng thì cuộc họp rất dễ không đạt được mục đích đề ra, gây lãng phí thời gian và không mang lại kết quả. Vì vậy, ngay khi mục đích cuộc họp được xác định, người điều hành họp cần lên kế hoạch cụ thể cho cuộc họp. Nội dung họp cần được gửi trước để mọi thành viên dự họp có thời gian chuẩn bị.
  • Bắt đầu cuộc họp: Khi cuộc họp bắt đầu, người điều hành cần tiến hành màn chào hỏi, tạo không khí thân thiện và hợp tác. Điều này giúp các thành viên thoải mái đưa ra ý kiến đóng góp và làm việc gắn kết hơn. Người chủ trì sẽ vạch ra chương trình cụ thể, liệt kê những điểm cần thảo luận và nêu các vấn đề này trước khi đi vào nội dung cuộc họp để mọi người đều biết tại sao họ dự họp và tập trung suy nghĩ trước. Mục tiêu cuộc họp có thể được thống nhất chỉnh sửa nếu cần.
  • Thảo luận trong cuộc họp: Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng: Người chủ trì cuộc họp cần phân chia và điều chỉnh các cơ hội tham gia thảo luận cho các thành viên; chú ý điều chỉnh thời gian phát biểu của các thành viên (nếu có thành viên phát biểu quá dài, lạc chủ đề).

- Kết thúc cuộc họp: Để xử lý tốt các vấn đề sau cuộc họp, cần thực hiện tốt các công việc như: Thu thập và tổng hợp thông tin phản hồi từ phía thành viên tham gia họp, điều gì cần được cải thiện…, tóm tắt cuộc họp: người chủ trì sẽ dành vài phút chính thức vào cuối buổi họp để nói về các thông báo, những vấn đề mang tính thông tin, quan trọng.

Ba là, cần có nhiều kinh nghiệm giải quyết vấn đề nảy sinh khi họp. Mỗi cuộc họp đều có những vấn đề cần phải giải quyết, nó đòi hỏi người chủ trì phải xử lý nhanh chóng để cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong các cuộc họp và những gợi ý nhằm giải quyết các vấn đề nảy sinh.

Thành viên đến muộn: Vì lý do nào đi chăng nữa, các thành viên đến họp muộn sẽ ảnh hưởng đến sự liền mạch trong cuộc họp, thậm chí tạo nên thói quen xấu cho cả những thành viên khác, làm giảm tính nghiêm túc của một cuộc họp chính thức, làm mất thời gian của các cá nhân khác. Đây là tình trạng khá phổ biến trong các cuộc họp nhóm nói riêng và trong tổ chức nói chung. Vì vậy, chấm dứt tình trạng này là điều rất khẩn thiết. Sau đây là một số cách xử lý được gợi ý:

+ Luôn luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ;

+ Giao cho người có thói quen hay đến muộn một công việc phải làm trong cuộc họp để họ không có cơ hội trốn việc;

+ Sau cuộc họp, tìm hiểu nguyên nhân khiến thành viên đến muộn để tìm ra cách giúp đỡ và giải quyết triệt để vấn đề này;

+ Có thể thống nhất nội quy về thời gian họp, hình phạt cho người hay đến muộn nếu là các cuộc họp mang tính thường xuyên…

Thái độ tiêu cực của thành viên. Những biểu hiện về thái độ tiêu cực của thành viên trong cuộc họp có thể là: Làm việc riêng, nói chuyện riêng, hoặc phản ứng tiêu cực trước mọi quan điểm hoặc ý kiến của các thành viên khác. Đối với thành viên làm việc riêng trong cuộc họp, người chủ trì có thể đặt câu hỏi và yêu cầu những người này trả lời, điểm danh hoặc nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp. Hỏi những người nói chuyện riêng về vấn đề họ đang thảo luận, mời họ chia sẻ cuộc nói chuyện cho mọi người nghe hoặc yêu cầu họ tiếp tục câu chuyện sau khi cuộc họp đã kết thúc. Trong giờ nghỉ giải lao, có thể hỏi các thành viên đó xem chuyện gì đã xảy ra với họ để giúp họ cách giải quyết.

  • Thiếu sự đồng thuận. Cuộc họp thiếu sự đồng thuận khi các thành viên cứng nhắc trong bước thảo luận và giải quyết vấn đề, họ có thể tranh luận giống nhau mà không đưa ra thông tin gì mới. Để xử lý tình trạng này, giải pháp tình thế là tìm những vấn đề hoặc lĩnh vực nhỏ hơn để nhất trí, hay thậm chí chia nhỏ các vấn đề ra để đi tìm đến những điểm chung nhất. Phát triển và mở rộng điểm chung nhất này để tạo sự đồng thuận lớn hơn. Bên cạnh đó, người chủ trì có thể hỏi các thành viên xem cần có những yếu tố nào để đạt được sự nhất trí và thảo luận những hậu quả của việc không nhất trí để các thành viên dự họp hiểu rõ bản chất vấn đề. Về lâu dài, tổ chức, cơ quan cần đưa ra các quy tắc, trong đó có quy định cụ thể về cách thức ra quyết định trong cuộc họp để đảm bảo rằng mọi thành viên đều nắm được và thống nhất làm theo.
  • Những cá nhân chống đối. Các hành vi đặc trưng của vấn đề này là: các thành viên dự họp ngắt lời hoặc lấn át người khác, một số người giữ im lặng, vấn đề được nói bóng gió chứ không nêu ra chính thức trong cuộc họp,... Việc chống đối có thể biểu hiện bởi những mâu thuẫn không lành mạnh như: chế nhạo và công kích cá nhân, có những cử chỉ quá khích,.. Do vậy, cần nhanh chóng dẹp bỏ sự chế nhạo và công kích cá nhân, dẹp bỏ các cá nhân đương đầu trực tiếp với những vấn đề này. Một số giải pháp để xử lý ngay hiện tượng này là: tổ chức đề ra quy tắc thảo luận chung, tích cực thu hút ý kiến. Người chủ trì cũng có thể yêu cầu một thành viên khác trong cuộc họp khuyên nhủ cá nhân chống đối. Thành viên đó có thể là người được cá nhân đó tin tưởng hoặc hay chia sẻ. Người chủ trì yêu cầu các thành viên tập trung vào hành vi thay vì công kích tính cách cá nhân.
  • Sự buồn tẻ trong cuộc họp. Biểu hiện của vấn đề này thường là: người tham gia họp thụ động, không tham gia đóng góp ý kiến, không quan tâm đến phần trình bày hoặc ý kiến của các thành viên khác, cuộc họp chỉ có một người trình bày,... Vấn đề có thể là do sự tin tưởng lẫn nhau bị giảm sút, khiến các thành viên dự họp không muốn cởi mở chia sẻ cũng như có những ý kiến đóng góp mang tính xây dựng.
  • Vấn đề từ phía người chủ trì

Trong một số trường hợp, người chủ trì cuộc họp lại là căn nguyên của vấn đề. Nhiều người chủ trì, vốn là các nhà quản lý thường mắc một trong hai sai lầm. Sai lầm thứ nhất là tiếp tục hành động như một vị sếp truyền thống qua việc ra mệnh lệnh về cách thức thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Sai lầm thứ hai là nghĩ rằng họ “được trao quyền” và có thể tổ chức họp theo ý chủ quan của họ.

 Một số gợi ý hữu ích cho các cuộc họp trực tuyến. Các cuộc họp được tiến hành qua mạng internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…). Tuy nhiên, việc họp trực tuyến cũng có những khó khăn riêng như khó để nâng cao sự cảm thông với người khác, dễ sa đà vào những công việc đa nhiệm vô ích khi bạn đang không ở trong cùng không gian vật lý với họ. Để một cuộc họp trực tuyến được như ý và hiệu quả, cần nói cho mọi người trước màn hình những hành vi làm việc riêng cần tránh (như đọc email, chơi game lén trên máy tính,...) trong khi cuộc họp đang được tiến hành. Một mục tiêu quan trọng của hầu hết các cuộc họp là để đưa ra các quyết định dựa trên sự tham gia tối đa của các thành viên, vì vậy hãy luôn nhớ rằng mọi người sẽ làm việc tốt nhất với những người đã có hiểu biết về nhau. Do đó, ở những cuộc họp lần đầu tiên có thể chọn để gửi ảnh của những người dự họp cùng với một bản lý lịch cho mọi người xem qua trước. Sự giao tiếp giữa các thành viên có thể diễn ra cùng với việc phổ biến chương trình nghị sự của cuộc họp và các tài liệu hỗ trợ khác.

Dưới đây là một số gợi ý và đề xuất thêm cho việc lãnh đạo và tham gia vào các cuộc họp trực tuyến, dựa trên các tính năng độc đáo của các cuộc họp trực tuyến:

- Để tất cả những người tham gia cuộc họp đàm thoại trực tuyến (audio meeting) nói khi bắt đầu cuộc họp để mọi người quen thuộc với giọng nói của những người khác.

- Nhắc nhở mọi người về mục đích của cuộc họp và các kết quả quan trọng bạn hy vọng cả nhóm đạt được.

- Lắng nghe hoặc xem những người không tham gia và yêu cầu họ thường xuyên về ý tưởng hoặc đề xuất thêm cho các cuộc thảo luận.

- Tóm tắt trạng thái của cuộc họp theo thời gian.

- Nếu cuộc họp là một hội nghị đàm thoại trực tuyến (audio conference) đừng khuyến khích mọi người kết nối từ điện thoại di động vì những rủi ro tiềm ẩn về chất lượng âm thanh.

- Bởi vì không thể hiện được hết ngôn ngữ cơ thể để tương tác với các thành viên, hãy yêu cầu các thành viên khác cắt nghĩa và nói rõ ý định của họ nếu bạn không chắc chắn về tất cả những lời họ truyền đạt.

- Nếu ai đó phải rời đi trước khi cuộc họp kết thúc, thông báo cho người tổ chức trước. Đăng xuất công khai và nhanh chóng khi bạn rời đi, thay vì vẫn để kết nối cuộc họp.

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

   1. Amos, J. (2002). Making meetings work (2nd edition ed.). Oxford: Oxford.

  1. Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam. (2018). Xây dựng Đảng: "Hiến kế" giảm họp. <http://dangcongsan.vn/xay-dung-dang/hien-ke-giam-hop-491945.html>
  2. Mạnh Quân (2018). Xin đừng để "họp" biến thành "hành"... <https://dantri.com.vn/blog/xin-dung-de-hop-bien-thanh-hanh-2018043004592932.htm>
  3. Heller, R. (2006). Cẩm nang quản lý hiệu quả - Quản lý nhóm. TP. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh.
  4. Hoa Huyền (2020). Cùng bàn luận: Bớt họp mà việc vẫn trôi. <https://www.qdnd.vn/cung-ban-luan/bot-hop-ma-viec-van-troi-615193>
  5. SAGA. (2014). Những sai lầm trong cuộc họp tiêu tốn 37 tỷ đô mỗi năm. <http://www.saga.vn/nhung-sai-lam-trong-cuoc-hop-tieu-ton-37-ty-do-moi-nam~31726>
  6. Hoàng Anh (2018). Giảm số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp. <http://vpcp.chinhphu.vn/Home/Giam-so-luong-nang-cao-chat-luong-cac-cuoc-hop/20183/23549.vgp>
  7. Conducting a Meeting <http://www.skillsyouneed.com/ips/conduct-meeting.html>
  8. Conducting Effective Meetings <http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-facilitation/checklist>
  9. Meeting Strategies for Group Work <https://uwaterloo.ca/centre-for-teaching-excellence/teaching-resources/teaching-tips/alternatives-lecturing/group-work/meeting-strategies-help-prepare-students-group-work>

 

SOME SOLUTIONS FOR ORGANIZING EFFECTIVE

AND ECONOMICAL GROUP MEETINGS

Master. PHAM THI MAI ANH

Faculty of Office Administration

Hanoi University of Home Affairs

ABSTRACT:

Group meeting is an indispensable activity and has been arranged regularly in various fields such as economic and  education sectors. Besides necessary and important meetings, there are still many wasteful and ineffective meetings. The government, non-state organizations and businesses are deeply concerned with this issue and always seek solutions in order to improve the quality of meetings. This paper presents some solutions for organizing effective and economical group meetings.

Keywords: Online meeting, quality of meetings, stages of meeting, dealing problems in meetings.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ,

Số 16, tháng 7 năm 2020]