TÓM TẮT:
Ứng dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong doanh nghiệp là xu hướng tất yếu của thời đại cách mạng công nghệ 4.0. Hiện nay, khái niệm HĐĐT đã dần được chấp nhận và sử dụng rộng rãi trong giao dịch mua bán với sự hỗ trợ của máy tính, phần mềm. Bài viết đã nêu bật những điểm mới trong quá trình chuyển đổi HĐĐT thông qua việc so sánh các điểm khác biệt giữa quy định cũ và quy định hiện hành liên quan đến HĐĐT giúp doanh nghiệp áp dụng được thuận lợi và thành công.
Từ khóa: hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy, cách mạng công nghệ 4.0.
1. Đặt vấn đề
Áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi, đồng thời tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng. Tuy nhiên việc áp dụng HĐĐT khiến nhiều doanh nghiệp gặp bối rối khi xử lý các tình huống phát sinh cụ thể. Trong bài viết này, nhóm tác giả nêu bật những điểm mới trong quá trình chuyển đổi HĐĐT thông qua việc so sánh một số điểm khác biệt giữa quy định cũ và quy định mới, như: phân biệt HĐĐT có mã xác thực và không có mã xác thực của cơ quan thuế; các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ nội dung; thời điểm lập HĐĐT trong các trường hợp cụ thể; xử lý HĐĐT bị sai sót trong từng trường hợp cụ thể; chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế và các trường hợp cần lưu ý về HĐĐT.
2. Điểm khác biệt giữa quy định cũ và mới liên quan đến HĐĐT
2.1. Phân biệt HĐĐT có mã xác thực và không có mã xác thực
Việc phân biệt rõ HĐĐT có mã xác thực và không có mã xác thực của cơ quan thuế sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh hiểu rõ mình phải áp dụng loại hóa đơn nào đối với doanh nghiệp của mình, những điều kiện phải tuân thủ khi sử dụng HĐĐT. Bảng 1 sẽ phân biệt rõ điều kiện áp dụng, hình thức hóa đơn và cách sử dụng đối với mỗi loại HĐĐT.
Bảng 1. Phân biệt HĐĐT có mã xác thực và không có mã xác thực
Bảng 1 đã cho thấy HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế có ưu điểm là doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT hàng kỳ, trong khi đó lại có hạn chế là doanh nghiệp phải phụ thuộc và đường truyền của Tổng cục Thuế để xác thực hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng.
Còn với HĐĐT không có mã xác thực của cơ quan thuế, lợi thế chính là doanh nghiệp có thể chủ dộng trong việc xuất hóa đơn, tránh tình trạng nghẽn mạng của Tổng cục Thuế, tuy nhiên lại có hạn chế là doanh nghiệp phải tự lưu trữ HĐĐT và xuất trình khi cơ quan thuế có yêu cầu, cũng như doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT hàng kỳ.
2.2. Xử lý HĐDT khi bị sai sót
Bảng 2 sẽ chỉ rõ trong các trường hợp phát hiện ra sai sót trong HĐĐT, doanh nghiệp sẽ phải xử lý như thế nào cho đúng và phù hợp với từng loại hóa đơn khi áp dụng theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 38/2019/TT-BTC.
Bảng 2. Phân biệt cách xử lý HĐĐT khi bị sai sót theo từng thông tư
2.3. Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế
Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Thông tư số 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế như sau:
- Doanh nghiệp sẽ phải lập báo cáo tình hình hóa đơn gửi cơ quan thuế vào cuối kỳ tài chính.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế (theo mẫu số 3, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
Còn theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và Thông tư số 68/2019/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế như sau:
- Chỉ có HĐĐT không có mã xác thực mới phải gửi dữ liệu về cơ quan thuế.
- Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:
+ Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không… (Xem chi tiết tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 68/2019/TT-BTC).
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn, gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế => Áp dụng đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.
3. Kết luận
HĐĐT là một giải pháp giúp cơ quan nhà nước quản lý chặt chẽ tình trạng sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp. Do đó, việc doanh nghiệp áp dụng HĐĐT là rất cần thiết. Bài viết này làm rõ những điểm khác biệt giữa qui định cũ và mới về việc sử dụng hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp áp dụng loại chứng từ này được thuận lợi và kê khai thuế hiệu quả.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Bộ Tài chính (2011), Thông tư số 32/2011/TT-BTC - hướng dẫn khởi tạo, phát hành, sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Chính phủ (2014), Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP - Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 39/2014/TT-BTC - Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bộ Tài chính (2015), Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
- Chính phủ (2018), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP - Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 68/2019/TT-BTC - Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về thực hiện hóa đơn điện tử.
ISSUES ABOUT THE USE OF E-INVOICES
• Master. PHAM THI PHUONG THAO
• Master. TRAN MINH NGOC
Ho Chi Minh City Open University
ABSTRACT:
The application of e-invoices in enterprises is an inevitable trend in the context of Industry 4.0. Currently, e-invoices have been gradually accepted and used widely in transactions with the support of information technology. This paper highlights new points in the use of e-invoices by comparing the differences between previous regulations and current regulations on e-invoices. This paper is expected to help enterprises smoothly and successfully apply e-invoices.
Keywords: e-invoice, paper invoice, Industry 4.0.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 9, tháng 4 năm 2021]
