TÓM TẮT:
Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ. Từ ngày 01/11/2018, theo quy định mới nhất của Chính phủ, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp mình. Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử là gì? Đối tượng áp dụng, những lợi ích và khó khăn khi áp dụng... Bài viết này sẽ tập trung bàn về những quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử năm 2019.
Từ khóa: Hóa đơn điện tử, nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
1. Giới thiệu
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã được Chính phủ ban hành ngày 12/9/2018, có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Theo đó, doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc dùng hóa đơn điện tử và doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy thì được phép sử dụng cho tới ngày 01/11/2020.
Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh có nhiều điểm cần doanh nghiệp lưu ý và hiểu rõ để có thể áp dụng, chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Vì vậy, bài viết phân tích rõ quy định mới khi sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất.
2. Hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan
2.1. Khái niệm về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Theo đó, hóa đơn điện tử ra đời sẽ giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin của doanh nghiệp được tiện lợi hơn; mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế dễ dàng hơn.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đã quy định: "Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất."
2.2. Đối tượng áp dụng
Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp phát hành với số lượng lớn như: điện, nước, viễn thông, truyền hình. Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố. Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố. Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành Thuế.
2.3. Quy trình phát hành
Hình: Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
2.4. Thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử:
(1) Trước ngày 01/11/2018: Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in.
(2) Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết; nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
(3) Đối với những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử ngay khi tiến hành các giao dịch kinh doanh đầu tiên.
3. Hóa đơn điện tử và những thuận lợi, hạn chế so với hóa đơn giấy
3.1. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Bảng 1. So sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
| Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
| In hóa đơn | |
| Phải in số lượng theo đăng ký với cơ quan thuế. Khi hết phải lên cơ quan thuế để đăng ký tiếp | Chỉ cần in khi khách hàng có yêu cầu |
| Chi phí | |
| Chi phí phát hành cao | Chi phí phát hành tiết kiệm |
| Chữ ký | |
| Ký tay | Chữ ký điện tử |
| Vận chuyển | |
| Khả năng mất hỏng cao | Chỉ cần gửi qua các phương tiện điện tử |
| Loại hóa đơn | |
|
Có các loại: - Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ - Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng: tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, trong khu phi thuế quan… - Hóa đơn khác: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… |
Có hai loại: - Hóa đơn điện tử có mã xác nhận là hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn sẽ do cơ quan thuế cấp nên không phải kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ. - Hóa đơn điện tử không có mã xác nhận được sử dụng giống hóa đơn giấy thông thường và tổ chức/cá nhân phát hành sẽ phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý. |
| Lưu trữ | |
| Lưu kho các bản cứng hóa đơn giấy. Dễ cháy, hỏng, mất mát hóa đơn trong quá trình lưu trữ. Việc tìm kiếm hóa đơn khi cần khó khăn do lượng hóa đơn quá nhiều. | Lưu trữ trực tiếp trên máy vi tính. Dễ quản lý, không bị cháy, hỏng hay mất mát hóa đơn trong quá trình lưu trữ. Chỉ cần nhập số hóa đơn là có thể tìm thấy hóa đơn khi cần thiết. |
| Trường liên | |
|
Có 3 liên GTKT3/001 |
Không có GTKT0/001 |
| Xử lý hóa đơn khi lập sai | |
|
1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống: Gạch chéo các liên và xuất hóa đơn mới. 2. Hóa đơn viết sai, đã xé nhưng chưa giao cho khách: Gạch chéo các liên và xuất hóa đơn mới. 3. Hóa đơn viết sai, đã giao cho khách nhưng chưa kê khai: Lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn mới thay thế. 4. Hóa đơn viết sai, đã giao cho khách và cũng đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn điều chỉnh chứ không phải hóa đơn mới). |
Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác, hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống, công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống. |
| Ký hiệu số serial | |
| VC/15P | VC/15E |
| Lập tờ kê khai thuế giá trị gia tăng | |
| Lập tay | Xuất thông tin từ web |
3.2. Những khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng tồn tại những khó khăn khi áp dụng như:
(1) Phải có hạ tầng kỹ thuật tốt: Muốn áp dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông tốt mà không phải doanh nghiệp nào cũng đáp ứng được. Bởi muốn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã…, đặc biệt là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần được trang bị nhằm đáp ứng tiêu chuẩn chung. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận và ngại thay đổi công nghệ.
(2) Phải có nguồn nhân lực chuyên môn tốt: Một trong những điều kiện tiên quyết khi các doanh nghiệp áp dụng phát hành hóa đơn điện tử là phải có hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định. Doanh nghiệp phải đảm bảo đội ngũ kế toán viên của mình cập nhật và nâng cao trình độ thường xuyên cũng như sử dụng phần mềm kế toán thành thạo.
(3) Số lượng hóa đơn giấy còn tồn đọng: Dù việc áp dụng hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm nhưng do số lượng hóa đơn giấy được đăng ký với cơ quan thuế trước đó của các doanh nghiệp còn nhiều trong kho nên nhiều doanh nghiệp chưa áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh. Bên cạnh đó, thói quen sử dụng tiền mặt của người dân vẫn chiếm đa số và muốn nhận hóa đơn có dấu đỏ cũng là một hạn chế khiến việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử của nhiều doanh nghiệp bị chậm.
4. Kết luận
Tuy vẫn còn những điểm hạn chế khi áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong việc in ấn và phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý, bảo vệ hóa đơn điện tử. Đây là điểm thuận lợi hơn so với phát hành hóa đơn giấy, vì vậy, doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm hiểu và nắm rõ các quy định pháp luật và cách thức phát hành hóa đơn điện tử khi hóa đơn giấy chính thức bị xóa sổ hoàn toàn theo quy định.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ban hành ngày 30/9/2019, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Nghị định số 119/2018/NĐ-CP do Thủ tướng Chính phủ ký ban hành ngày 12/9/2018, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3. Luật Giao dịch điện tử.
ANALYZING NEW REGULATIONS WHEN USING E-INVOICES 2019
TO HELP BUSINESSES UNDERSTAND
AND APPLY E-INVOICES EFFECTIVELY
● Master. THAI LINH HUONG
Nguyen Tat Thanh University
ABSTRACT:
Electronic invoices are the optimal solution for businesses in the technology age. From November 1, 2018, according to the latest regulations of the Government, businesses are required to use electronic invoices in their business transactions. In order to convert from using paper invoices to electronic invoices quickly and effectively, businesses need to understand the issues related to electronic invoices such as: What is electronic invoice?; Subjects of application; Benefits and difficulties of application; etc. This article will focus on the regulations when using electronic invoices in 2019.
Keywords: Electronic invoices, Decree No. 119/2018 / ND-CP.
