TÓM TẮT:
Kế toán chi phí dựa trên hoạt động (ABC) ra đời từ giữa những năm 1980 đã khắc phục được hạn chế của kế toán chi phí truyền thống và giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc cải tiến quy trình, giá bán và mối quan hệ khách hàng. Tuy nhiên, việc áp dụng ABC cũng gặp nhiều khó khăn, vì tốn nhiều thời gian và chi phí. Bài viết đưa ra một số giải pháp, nhằm sử dụng phương pháp này trong kế toán chi phí tại các đơn vị công.
Từ khóa: phương pháp ABC, kế toán chi phí, đơn vị công.
1. Vận dụng phương pháp ABC tại các đơn vị công
Xuất phát từ nhược điểm của các phương pháp xác định chi phí truyền thống là việc phân bổ chi phí gián tiếp dựa trên tiêu thức chưa hợp lý dẫn đến việc xác định giá thành dịch vụ thiếu chính xác. Do vậy, phương pháp xác định chi phí dựa trên dựa trên cơ sở hoạt động, phân bổ chi phí gián tiếp được đánh giá là hợp lý hơn và chi phí gián tiếp được phân bổ chính xác hơn. Theo phương pháp ABC, các chi phí được tập hợp theo từng loại hoạt động rồi phân bổ cho các sản phẩm, dịch vụ, đơn hàng theo mối quan hệ giữa các hoạt động với việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ theo các yếu tố dẫn dắt chi phí. Bên cạnh đó, thông qua việc xác định chi phí cho đối tượng hoạt động sẽ giúp nhà quản trị trong các đơn vị công thực hiện quản trị chi phí theo từng loại hoạt động.
Phân bổ chi phí theo phương pháp ABC cho các đối tượng được thực hiện thông qua 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Chi phí được chia vào hai hạng mục. Hạng mục thứ nhất là tổ hợp chi phí hoạt động, đơn vị tích lũy chi phí cơ bản nhất trong các đơn vị công. Hạng mục thứ hai là các yếu tố dẫn dắt chi phí, các nhân tố quyết định nguồn lực sẽ được phân bổ vào đâu.
- Giai đoạn 2 trong ABC: Các chi phí được tích lũy trong tổ hợp chi phí hoạt động (cách thức đo lường mức nhu cầu đối với các hoạt động dựa trên đối tượng chi phí như tiền công tác phí).
Quá trình áp dụng ABC gồm 3 bước cơ bản sau:
- Xác định đối tượng chi phí: Đối tượng chi phí trong các đơn vị kinh doanh dịch vụ đào tạo chính là một suất đào tạo theo từng ngành nghề cụ thể, hay từng bậc học cụ thể.
- Xác định các hoạt động: Các hoạt động chính là nơi tạo ra chi phí cho đào tạo như hoạt động xây dựng chương trình cho một ngành đào tạo cụ thể, hoạt động hỗ trợ giảng đường.
- Phân bổ chi phí từ các hoạt động cho các đối tượng chịu chi phí, cần chọn tiêu thức đại diện cho chi phí hoạt động để phân bổ. Trong phương pháp ABC có sự kết nối giữa các yếu tố chi phí, hoạt động, nguồn lực và sản phẩm đầu ra.
- Chi phí: Là các khoản chi được phân ra thành chi phí sản xuất và chi phí thời kỳ. Chi phí sản xuất bao gồm chi phí trực tiếp (là chi phí liên quan đến từng đối tượng chịu chi phí như sản phẩm, đơn hàng, các khoản chi phí này có thể ghi thẳng vào đối tượng chịu chi phí) và chi phí gián tiếp (là những chi phí chung phát sinh liên quan đến 2 hay nhiều đối tượng chịu chi phí, được tập hợp chung, sau đó phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí theo những tiêu thức phân bổ phù hợp). Chi phí trong các đơn vị công có thể được chia thành hành chính sự nghiệp và phát sinh tăng thêm.
- Nguồn lực sử dụng: Là các khoản mà đơn vị công phải chi trả như tiền lương; tiền điện, nước; khấu hao tài sản cố định và các dịch vụ mua ngoài khác.
2. Những điểm mạnh và hạn chế của phương pháp ABC
Điểm mạnh:
Phương pháp này được đánh giá như là một sự đổi mới về cách thức quản lý và kế toán chi phí hiện đại, được sử dụng để liên kết hiệu quả hoạt động và hiệu quả tài chính tại đơn vị. Phương pháp ABC có thể chỉ ra cách thức mà các hoạt động của tổ chức có thể thực hiện, để đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Sử dụng các lý thuyết về sự đổi mới, lý thuyết chi phí giao dịch
và công nghệ thông tin (CNTT). Các nhà nghiên cứu đã chứng minh các tổ chức có xu hướng áp dụng phương pháp ABC để thu được lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp từ hoạt động của đơn vị. Coy và Goh (1995) ủng hộ việc kế toán chi phí dựa trên hoạt động trong các đơn vị công, đặc biệt là phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp.
Do đó, tiếp cận theo phương pháp ABC sẽ xác định những hoạt động nào liên quan đến bộ phận, phòng, ban nào và những hoạt động đó ảnh hưởng đến việc tạo ra doanh thu cùng việc sử dụng các nguồn lực như thế nào. Ngoài ra, phương pháp ABC còn giúp tập trung sự chú ý của tổ chức vào việc cải thiện những hoạt động phát sinh nhiều chi phí. Ở Nam Phi, Watt Communications (2007 theo Oseifuah, 2014) đã báo cáo rằng việc thực hiện phương pháp ABC tại Thành phố Buffalo đã cho giúp so sánh một cách hiệu quả các chi phí dịch vụ được đưa ra cho công chúng. Điều này cho phép các loại thuế được đưa vào phù hợp với chi phí dịch vụ, qua đó cung cấp sự minh bạch cho người sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, theo nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Buffalo của Nam Phi đã cho thấy phương pháp ABC cung cấp thông tin chính xác và hữu ích hơn đáng kể so với kế toán chi phí truyền thống. Các kết quả cho thấy việc sử dụng phương pháp ABC cải thiện cái nhìn sâu sắc về nguyên nhân của chi phí; Cung cấp kiểm soát chi phí và quản lý chi phí tốt hơn; Giúp hiểu rõ hơn về cơ hội giảm chi phí; Cải thiện việc ra quyết định quản lý; Cung cấp thông tin chính xác hơn về sản phẩm và giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ. Các nhà quản lý cũng đồng ý rằng, việc sử dụng phương pháp ABC cải thiện hiệu quả tài chính. Điều này rất quan trọng, vì nó nhấn mạnh vai trò quan trọng của phương pháp ABC trong việc cải thiện quản lý tài chính trong khu vực công (KVC). Việc sử dụng phương pháp ABC có thể được khuyến khích cho các tổ chức KVC để cung cấp cho người ra quyết định (ví dụ: Các nhà lập pháp, cán bộ công chức và quản trị viên) với dữ liệu chi phí và thông tin có giá trị. Dữ liệu chi phí có thể có ý nghĩa bởi vì chúng sẽ cung cấp cho người ra quyết định cơ hội tạo ra các lựa chọn tối ưu về cách phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý. Cuối cùng, dữ liệu được cung cấp thông qua áp dụng phương pháp ABC, sẽ cho phép các nhà hoạch định ra quyết định sắp xếp và tái cấu trúc các hoạt động và quy trình để đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả.
Thách thức
Mục tiêu của phương pháp ABC phù hợp với mục tiêu tổ chức, văn hóa và chiến lược của các trường đại học công lập. Tuy nhiên, thiếu nguồn nhân lực thực hiện và người quản lý được xem là một trở ngại cho thành công trong việc vận dụng phương pháp ABC. Vấn đề nhận thức của nhân viên về việc áp dụng phương pháp ABC, lợi ích của việc thực hiện phương pháp ABC và các điều kiện ảnh hưởng đến lợi ích tiềm năng của việc triển khai phương pháp ABC là thách thức lớn nhất.
Bên cạnh đó, các yếu tố như đào tạo, chi phí thực hiện cao, thiếu sự hỗ trợ từ phần mềm và các yêu cầu về dữ liệu và sự hợp tác giữa các phòng ban là cản trở cho việc thực hiện thành công phương pháp ABC. Các rào cản được đưa ra là chi phí cao khi vận dụng phương pháp ABC; thiếu hỗ trợ từ những nhà quản lý hàng đầu; thiếu sự hợp tác và cam kết giữa các phòng ban; thiếu kiến thức liên quan đến phương pháp ABC; chi phí tư vấn cao;...
3. Giải pháp vận dụng mô hình ABC vào kế toán chi phí tại các đơn vị công
Một là, tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, các nhóm làm việc. Để áp dụng thành công phương pháp ABC đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban trong đơn vị cũng như tinh thần làm việc nhóm vì sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các nhóm làm việc góp phần thúc đẩy sự thành công khi áp dụng phương pháp ABC. Như vậy, để ứng dụng được ABC, đơn vị cần có sự hợp tác và ủng hộ từ tất cả các bộ phận trong tổ chức. Đây cũng chính là vấn đề thuộc về cơ cấu tổ chức cũng như văn hóa trong đơn vị.
Hai là, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực Phương pháp ABC không phải là một mô hình cứng nhắc, trong quá trình ứng dụng cũng có sự thay đổi về mối quan hệ của các tiêu thức phân bổ chi phí, các trung tâm chi phí, vì vậy đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức sâu về phương pháp ABC và kiến thức về kế toán quản trị. Do đó, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trong đơn vị là một nội dung cần được quan tâm.
Ba là, đẩy mạnh nghiên cứu. Đối với các nước trên thế giới, việc nghiên cứu ứng dụng phương pháp ABC đã diễn ra từ cuối những năm 1980. Họ không những nghiên cứu lý thuyết về phương pháp ABC mà còn khảo sát thực trạng ứng dụng phương pháp ABC, tìm ra những yếu tố tác động tích cực cũng như những yếu tố tác động tiêu cực đến quá trình ứng dụng phương pháp ABC. Do đó, để có thể ứng dụng thành công mô hình ABC tại các trường đại học công lập, các nhà nghiên cứu, cũng như những người thực hành kế toán phải nghiên cứu nhiều hơn, sâu hơn về phương pháp ABC.
Bốn là, thay đổi quan điểm của nhà quản lý. Phương pháp ABC không có một tiêu chuẩn nào cho mỗi loại hình đơn vị, vì vậy khi áp dụng phương pháp ABC phải gắn liền với tình hình thực tế của đơn vị. Tuy nhiên, sự cạnh tranh gay gắt và thông tin đòi hỏi ngày càng đa dạng, phương pháp ABC cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định. Vì vậy, đơn vị cần kết hợp phương pháp tính giá thành theo phương pháp ABC với các phương pháp khác như phương pháp ABC kết hợp với phân tích biến phí, định phí; phương pháp ABC kết hợp với chi phí định mức; Phương pháp ABC kết hợp với BSC (BalancedScorecard).
Năm là, ứng dụng CNTT. Phương pháp ABC là công cụ quan trọng cung cấp thông tin về chi phí giúp các nhà quản trị kiểm soát và nâng cao hiệu quả quản trị trong tổ chức. Hệ thống thông tin đó cần được thu thập, xử lý bằng hệ thống công nghệ hiện đại. Khi áp dụng CNTT hiện đại sẽ nâng cao cả về số lượng và chất lượng của thông tin cung cấp. Mặt khác việc xử lý, cung cấp thông tin sẽ được thực hiện đầy đủ và kịp thời hơn. Do đó, đơn vị cần khám phá và sử dụng các phần mềm kế toán thích hợp với tình hình hiện tại và đáp ứng được khả năng mở rộng và phát triển trong tương lai, phần mềm không chỉ theo dõi kế toán tài chính mà còn theo dõi được cả KTQT và đặc biệt phải đáp ứng được yêu cầu theo dõi chi phí phát sinh theo từng hoạt động để phục vụ cho phương pháp ABC.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Andrea Drake, Susan F. Haka & Sue P. Ravenscroft, (2001). An ABC Simulation Focusing on Incentives and Innovation. Issues in Accounting Education, 16(3), 443-471.
- Ayse Necef Yereli, (2009). Activity-Based Costing and Its Application in a Turkish University Hospital. Aorn Journal, 89 (3), 573-591.
- Baird, K.M., G.L. Harrison & R.C. Reeve (2007). Success of activity management practices:the influence of organizational and cultural factors. Accounting and Finance, 47(1), 47-67.
- Becker J., Bergener, P. & Räckers, M. (2010). Activity-Based Costing in Public Administrations: A Business Process Modeling Approach. International Journal of E-Services and Mobile Applications, 2 (4), 1-10.
- Brimson (1991), Brimson, J.A. & Antos, J. (1994). Activity-Based Management for Service Industries, Government Entities and NonProfit Organizations, (1st ed.). John Wiley and Sons, Inc. New York.
- Buttross, T. & Schmelzle, G. (2003). Activity-Based Costing in the Public Sector. Encyclopaedia of Public Administration and Public Policy.
Using the Activity-based costing method in of public units’ cost accounting
Master. Tran Thi Quyen
Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries
Abstract:
Activity-based costing (ABC) method has been developed since the mid-1980s. It overcomes the limitations of traditional cost accounting and helps managers make the right decisions to improve business processes, reduce cost and strengthen customer relationship. However, the application of the ABC method also faces many difficulties as it is time consuming and costly. This paper proposes some solutions to help public unites better use the ABC method.
Keywords: ABC method, cost accounting, public unit.
[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 7 tháng 3 năm 2023]
