Sự thay đổi của hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh kinh tế số ở Việt Nam

TÓM TẮT:

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nói chung và xu thế kinh tế số nói riêng đã ảnh hưởng đến mọi mặt của nền kinh tế. Sự thay đổi của hệ thống thông tin kế toán là điều tất yếu trong bối cảnh thay đổi của nền kinh tế số. Chính vì vậy, tìm hiểu về sự thay đổi của quy trình kế toán, nhân lực kế toán, quản lý nhà nước về kế toán là việc làm cần thiết, nhằm đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, giúp doanh nghiệp nắm bắt thời cơ và vượt qua thách thức.

Từ khóa: Thay đổi, hệ thống thông tin kế toán, kinh tế số, Việt Nam.

1. Đặt vấn đề

Việt Nam đang từng bước hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới với việc tham gia vào nhiều hiệp định thương mại tự do, nhiều khu vực hợp tác kinh tế. Mặt khác, cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 mà nòng cốt là chuyển đổi số đã ảnh hưởng tới mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế, chính trị. Theo báo cáo “Nền kinh tế số Đông Nam Á 2019” do Google, Temasek và Bain công bố năm 2019: Nền kinh tế số Việt Nam năm 2019 trị giá 12 tỷ USD, đóng góp 5% GDP quốc gia năm 2019, cao gấp 4 lần so với năm 2015 và dự đoán chạm mốc 43 tỷ USD vào năm 2025.

Việc chủ động chuẩn bị những nền tảng cần thiết để tiếp cận nền kinh tế số sẽ giúp Việt Nam nói chung và lĩnh vực kế toán nói riêng tham gia hiệu quả vào chuỗi giá trị toàn cầu, đóng góp tích cực cho tăng trưởng của đất nước. Bài viết tìm hiểu sự đổi mới của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) để tận dụng cơ hội cũng như vượt qua thách thức trong bối cảnh kinh tế số. Đồng thời, đề xuất kiến nghị đổi mới lĩnh vực kế toán từ quy trình, chuẩn bị nhân sự chất lượng đến quản lý Nhà nước về lĩnh vực kế toán.

2. Nội dung

2.1. Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán và kinh tế số

Trong doanh nghiệp (DN) luôn tồn tại hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý đơn vị. Hệ thống này bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời cho những người ra các quyết định liên quan đến DN. Mặc dù hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng CNTT nhưng CNTT đang góp phần không nhỏ trong việc tạo năng suất xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin ngày càng cao. Hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng CNTT để có thể tích hợp nhiều tính năng, ưu điểm nhằm thực hiện  mục tiêu chung của toàn hệ thống. HTTTKT là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng. HTTTKT có 3 chức năng chính sau:

Thứ nhất, thu thập, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu về các hoạt động hàng ngày của DN.

Thứ hai, biến đổi các dữ liệu thành thông tin mà nhà quản trị bên trong và các đối tượng bên ngoài DN có thể sử dụng để ra các quyết định liên quan đến DN.

Thứ ba cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của DN bao gồm cả dữ liệu kế toán, đảm bảo thông tin kế toán được cung cấp một cách khách quan, tin cậy và sẵn sàng sử dụng khi cần.

Một HTTTKT luôn bao gồm 5 bộ phận: (1) Thu thập dữ liệu, (2) Xử lý dữ liệu, (3) Lưu trữ, (4) Cung cấp thông tin và (5) Kiểm soát và phản hồi. Các bộ phận  có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện quy trình xử lý của kế toán một cách nhuần nhuyễn, đồng thời kết nối các hoạt động của DN, góp phần hình thành và duy trì các hoạt động tạo ra giá trị của DN.

Thực tế cho thấy, kế toán là một trong những lĩnh vực dẫn đầu về ứng dụng công nghệ thông tin. Công việc của kế toán được tin học hóa, quy trình kế toán sẽ có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần hành kế toán đều ứng dụng công nghệ. Tuy nhiên, có một vấn đề mà mọi HTTTKT luôn đặc biệt lưu tâm, đó là những thách thức về bảo mật thông tin.

Kinh tế số là một phần của nền kinh tế. Phát triển kinh tế số là sử dụng công nghệ số và dữ liệu để tạo ra những mô hình kinh doanh mới, tạo ra sản phẩm, dịch vụ số hoặc hỗ trợ cung cấp dịch vụ số cho DN, với sự hội tụ của loạt công nghệ mới như điện toán đám mây, blockchain, trí tuệ nhân tạo,… trong bối cảnh cách mạng 4.0. Khi hoạt động trong nền kinh tế số, các DN sẽ đổi mới quy trình sản xuất, kinh doanh sang mô hình theo hệ sinh thái, liên kết từ khâu sản xuất, thương mại đến tiêu thụ,… góp phần tăng năng suất lao động. Mặt khác, kinh tế số sẽ làm thay đổi hoàn toàn các kênh và phương thức huy động, phân phối vốn, tiếp cận vốn, tiếp cận các sản phẩm, dịch vụ tài chính - kế toán, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện công tác kế toán và quy trình tổ chức thông tin tài chính kế toán trong DN.

Theo tiến sỹ Lucy Cameron thuộc cơ quan chuyên nghiên cứu về số liệu và công nghệ số thuộc Tổ chức khoa học quốc gia Australia (Data61|SCIRO): “Việt Nam là một trong những nền kinh tế phát triển nhanh nhất thế giới và đã trở thành một trong những quốc gia năng động nhất ở khu vực Đông Á. Làn sóng tiếp theo của các công nghệ số như trí tuệ nhân tạo, chuỗi khối, internet vạn vật và các dịch vụ dựa trên nền tảng điện toán đám mây - có tiềm năng chuyển đổi Việt Nam thành một nền kinh tế hiệu suất cao tiếp theo củachâu Á. Việt Nam cần nắm bắt cơ hội to lớn này, đồng thời hạn chế một số rủi ro”. Có thể thấy, cách mạng 4.0 đã tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ hơn theo những cách thức mới trên những nội dung mới trong nhiều lĩnh vực dịch vụ, trong đó có lĩnh vực kế toán.

2.2. Sự thay đổi của hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh kinh tế số ở Việt Nam

2.2.1. Sự thay đổi của quy trình kế toán

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tạo ra một xu hướng mới trong lĩnh vực kế toán trên phạm vi toàn cầu. Theo kết quả điều tra năm 2016 của Hiệp hội Kế toán công chứng Anh quốc (ACCA) về kế toán chuyên nghiệp tương lai diễn ra ở 22 quốc gia trên toàn cầu trong đó có Việt Nam cho thấy: Các xu hướng dự kiến có tác động cao nhất trong 3 - 10 năm tới, có tới 55% số người được khảo sát cho biết sự phát triển của hệ thống kế toán tự động được đánh giá tác động mạnh mẽ nhất trong các xu hướng, bên cạnh những xu hướng như hài hòa chuẩn mực kế toán (42%), sự xâm nhập của điện toán đám mây (41%), sự biến động kinh tế (42%),… Kết quả khảo sát cho thấy, quy trình xử lý của kế toán có thể hoàn toàn được thay thế bởi máy móc hoặc ứng dụng của các công nghệ hiện đại.

Về mặt bản chất, kế toán là quá trình xác định/nhận diện, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế tài chính của một DN cho những người ra quyết định. Có thể dễ dàng nhận thấy sự đột phá của công nghệ ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kế toán, đó là: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thay thế những công việc thủ công của kế toán như thu thập, xử lý, tính toán số liệu, cho phép bộ phận kế toán xử lý nhanh và đơn giản các nghiệp vụ thuộc các phần hành kế toán, cũng như cho phép truy cập nhanh vào các dữ liệu trong một thời gian ngắn với tính bảo mật là cao nhất. Công nghệ blockchain, dưới góc độ kinh doanh, được định nghĩa là một sổ cái mở và phân quyền. Công nghệ này có khả năng ghi chép lại và xác minh các giao dịch mà không cần tín nhiệm cho một cơ quan trung gian nào.

Bản thân công nghệ này tồn tại như một file lưu trữ rất nhiều giao dịch được ghi chép lại gọi là khối (block), tạo nên hệ thống ghi chép, lưu trữ và quản trị tài sản hoàn hảo cho các DN. Công nghệ này được thiết kế vô hiệu hóa với việc sửa đổi dữ liệu và không thể hồi tố. Với công nghệ đám mây, đây không chỉ là một giải pháp có tính xu hướng và cải tiến mà còn là một mô hình kinh doanh tương đối mới, thích hợp cho cả công ty nhỏ và vừa. Khi DN được thiết kế và vận hành trên nền tảng của công nghệ đám mây, dữ liệu được xử lý nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều lần và HTTTKT được hưởng lợi ích đáng kể . Có thể nhận diện những sự thay đổi trong quy trình kế toán của một DN khi ứng dụng các công nghệ mới như sau:

- Về quy trình xử lý kế toán nói chung: Tất cả các giai đoạn của quy trình kế toán từ thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đều có thể được máy móc, công nghệ thay thế. Các công việc đơn giản như nhập liệu, xử lý các bút toán tự động, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính được thay thế tự động bằng các công nghệ hoặc bằng các phần mềm. Điều này dẫn đến sự thay đổi về thói quen cũng như quy trình của kế toán, số lượng nhân viên kế toán, nhà quản trị lãnh đạo DN chuyên nghiệp hơn, giảm bớt áp lực về chi phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng.

- Về thu thập dữ liệu: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thương mại điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu. Những đặc điểm và những thay đổi căn bản của thương mại điện tử so với thương mại truyền thống tạo ra những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kế toán, từ cách thức ghi chép và các quá trình kế toán. Chứng từ kế toán là một phương tiện vô cùng quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu đầu vào của HTTTKT. Với thương mại truyền thống, khi các chứng từ kế toán thường được làm bằng giấy và được lưu trữ thủ công theo đúng quy định của pháp luật về chứng từ kế toán. Nhưng với thương mại điện tử, tất cả các hoạt động liên quan đến chứng từ kế toán từ khâu lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ đều được số hóa hoàn toàn và được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Với chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán ban đầu hoàn toàn không thực hiện trên giấy tờ mà thực hiện thông qua quá trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử, đồng thời việc xét duyệt được thực hiện thông qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử.

- Về xử lý dữ liệu: Khi ứng dụng các thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 như công nghệ blockchain sẽ làm thay đổi toàn diện về cách thức và phương pháp xử lý dữ liệu kế toán thu thập được. Công nghệ blockchian được định nghĩa là một sổ cái mở và phân quyền có khả năng ghi chép lại và xác minh các giao dịch mà không cần tín nhiệm cho một đơn vị trung gian nào. Bản thân công nghệ này tồn tại như một file lưu trữ rất nhiều các giao dịch được ghi chép lại gọi là khối (block).Công nghệ này cho phép sử dụng mật mã và các giao thức tin nhắn phân tán để tạo lập ra các thông tin kế toán chi tiết theo yêu cầu của kế toán. Đồng thời, khi sử dụng công nghệ này thay thế hệ thống ghi sổ kép bằng hệ thống ghi sổ đa chiều. Các giao dịch sẽ được ghi nhận trực tiếp, tạo ra một hệ thống các bản ghi được xác minh tự động và có thể xem bởi mọi người dùng trong chuỗi khối đó theo thời gian thực.

- Về lưu trữ dữ liệu: Một trong những ưu điểm của các công nghệ mới được nhắc đến nhiều nhất là lợi ích về lưu trữ dữ liệu kế toán. Đối với lưu trữ dữ liệu, bộ phận kế toán của DN luôn phải trả lời những câu hỏi, như: Dữ liệu cần phải sao lưu là gì? Phương pháp sao lưu là như thế nào? Phương tiện dùng để sao lưu dữ liệu là gì? Và bảo mật dữ liệu được sao lưu ra sao? Tất cả những câu hỏi này sẽ được giải quyết khi DN ứng dụng những công nghệ mới như công nghệ đám mây, blockchain,… Vì công nghệ đám mây có thể đơn giản hóa quá trình sao lưu và lưu trữ dữ liệu bằng cách tự động cập nhật các bản sao của dữ liệu trong quá trình hoạt động; tạo ra các bản sao dữ liệu bên ngoài DN nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro như lỗi hệ thống, lỗi phần cứng hay hệ thống bị phá hủy. Với công nghệ blockchain, thay vì các DN tự lưu trữ và quản lý hồ sơ dữ liệu độc lập, tất cả các thông tin giao dịch của cả hai bên tham gia giao dịch đều được tự động ghi chép và lưu trữ lại trên một sổ cái công khai theo thời gian thực.

- Về cung cấp thông tin đầu ra: Công nghệ số tác động đến phương thức cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin. Các kết quả của quá trình kế toán có thể tích hợp với nhiều thông tin khác nữa nhằm phục vụ cho nhu cầu đa dạng của những người sử dụng. Đối với thông tin kế toán tài chính, quá trình này hoàn toàn có thể cung cấp một cách tự động, triển khai khoa học và không bị chi phối bởi các yếu tố bên ngoài như khi sử dụng công nghệ blockchain. Đối với thông tin kế toán quản trị, với khả năng thu thập dữ liệu lớn, tốc độ xử lý nhanh, các thông tin chi tiết nhất cũng được thu thập và phân tích, trên cơ sở đó sẽ cung cấp cho nhà quản trị DN một cách kịp thời để đưa ra các quyết định điều hành tối ưu trong DN. Mặt khác, một trong những yêu cầu của thông tin kế toán được đảm bảo một cách gần như tuyệt đối là tính sẵn có. Các công nghệ này luôn đảm bảo các thông tin về hoạt động của DN không thể bị gián đoạn hoặc phá hủy bởi nguyên nhân nào đó. Khi có bất cứ sự cố nào đó xảy ra, DN luôn có sẵn sự bổ sung, thay thế kịp thời của các bản ghi tự động hoặc dữ liệu của toàn hệ thống đã được lưu trữ trên đám mây.

- Về kiểm soát – phản hồi: Một trong những vấn đề lo ngại của các DN hiện nay khi ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kế toán là an toàn dữ liệu. Sự phát triển của internet đặt ra những thách thức về bảo mật thông tin, đặc biệt thông tin kế toán quản trị. Ví dụ khi DN áp dụng công nghệ blockchain, khi kế toán viên thực hiện giao dịch trên chuỗi thì mọi máy tính trong mạng lưới sẽ xác định và kiểm tra người dùng có được phân quyền giao dịch hay không, từ đó đảm bảo được tính vẹn toàn của các dữ liệu, nâng cao tính an toàn và bảo mật của thông tin kế toán.

2.2.2. Sự thay đổi về nhân sự làm kế toán

Do quy trình của kế toán được tiến hành tự động hóa nên từng DN, từng nhân viên kế toán của mỗi DN cần cókhả năng xử lý và phân tích thông tin. Những dịch vụ mang tính chất cơ bản như dịch vụ kế toán, cung cấp thông tin tài chính dạng số liệu cơ bản không còn là lợi ích lớn nhất mà kế toán mang lại. Các dịch vụ có tính chất nâng cao và chuyên sâu như cung cấp dữ liệu, phân tích tài chính,… mới mang lại những giá trị mới và lợi nhuận cao hơn cho DN. Công nghệ mới ảnh hưởng trực tiếp vào HTTTKT của DN đã thiết lập một thị trường toàn cầu, đòi hỏi những nhân viên kế toán bên cạnh năng lực chuyên môn còn phải đảm bảo những kĩ năng và đạo đức nghề nghiệp cần thiết khác.

2.2.3. Sự thay đổi về quản lý nhà nước đối với kế toán

Sự bùng nổ của kinh tế số phát sinh rất nhiều vấn đề cần giải quyết trong việc quản lý nhà nước đối với kế toán khi các hình thức kinh doanh, phương thức thanh toán mới xuất hiện, các nghiệp vụ kinh tế cũng phức tạp và đa dạng cần phải xử lý. Bên cạnh những văn bản pháp quy liên quan đến kế toán hiện nay, các quy định của pháp luật về kế toán trong thời đại số cũng cần được ban hành, điều chỉnh sao cho phù hợp và kịp thời cùng với sự phát triển của kinh tế.

2.3. Đề xuất và kiến nghị

2.3.1. Đối với doanh nghiệp

Các DN cần chủ động và tập trung vào việc đổi mới và thiết lập mới các quy trình kế toán của DN đáp ứng với nền tảng công nghệ số mà DN áp dụng. Từ đó đẩy mạnh việc xử lý, phân tích chuyên sâu nhằm cung cấp được những thông tin kế toán có giá trị, bao gồm cả thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị. Mặt khác, DN cần tạo điều kiện để hỗ trợ nhân viên trong việc đào tạo các kỹ năng sử dụng và vận hành. Bên cạnh việc khai thác và sử dụng dữ liệu kế toán một cách hiệu quả nhất.

2.3.2. Đối với cơ quan quản lý nhà nước

Các cơ quan quản lý nhà nước cần tập trung rà soát và kiện toàn các văn bản pháp lý trong lĩnh vực kế toán. Đồng thời cần có những hoạt động đầu tư, phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ một cách đồng bộ, đáp ứng xu hướng phát triển của kinh tế số. Bên cạnh đó, cần có những chính sách ưu đãi, khuyến khích, hỗ trợ DN trong việc đào tạo nhân lực kế toán trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng.

2.3.3. Đối với các nhân lực kế toán

Nhân lực làm kế toán trong bối cảnh số cùng với sự hiểu biết về chuyên môn, cần phải có khả năng sử dụng công nghệ phục vụ cho công việc. Hơn nữa, những nhân lực này cần có tầm nhìn, đạo đức nghề nghiệp, cùng khả năng sáng tạo, linh hoạt và nhạy bén với sự thay đổi. Ngoài ra, các kế toán viên còn cần phải trau dồi cả về ngoại ngữ.

3. Kết luận

Dưới sự tác động của cách mạng công nghiệp 4.0 với nền tảng là công nghệ số đã mở ra một nền kinh tế số với đầy đủ những cơ hội mang lại và các thách thức đặt ra cho mọi cá nhân, tổ chức và cả các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế toán. Những ảnh hưởng của công nghệ số đã được trình bày chi tiết ở phần trên là cơ sở để từng DN, từng người làm kế toán, cơ quan quản lý nhà nước về kế toán có thể chủ động tìm hiểu và xây dựng kế hoạch cũng như hành động cụ thể để sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu đặt ra của xu hướng mới. Từ đó góp phần gia tăng giá trị cho DN, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán, đảm bảo sự phát triển bền vững của DN.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2012), Hệ thống thông tin kế toán tập 2, NXB Phương Đông.
2. Lê Thị Thanh Huyền (2019), Đổi mới quy trình kế toán trong bối cảnh kinh tế số, Tạp chí Tài chính, kỳ 1 tháng 12/2019.
3. Bích Ngọc (2019), https://vnexpress.net/7-xu-the-chu-dao-anh-huong-tuong-lai-kinh-te-so-cua-viet-nam-3924483.html
4. Chaupm (2018),https://tech.bizflycloud.vn/tai-sao-doanh-nghiep-vua-va-nho-can-ap-dung-dien-toan-dam-may-cloud-computing-trong-nam-2018-20180612103538993.htm

5.Tapchiketoan (2016), https://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/53517/Tim-hieu-ve-he-thong-ke-toan-trong-moi-truong-thuong-mai-dien-tu

6. Anh Thư (2019), http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao-doi/blockchain-canh-cua-co-hoi-trong-linh-vuc-ke-toan-kiem-toan-308745.html
7. 7. Phan Nguy Thư, 2019)h.vn/nghien-cuu-trao-doi/ http://tapchitaichinh.vn/ke-toan-kiem-toan/phat-trien-nganh-ke-toan-kiem-toan-viet-nam-thoi-ky-cach-mang-cong-nghiep-40-313036.html

Changes in accounting information system in the context

of Vietnam’s digital economy

   Ph.D Pham Hoai Nam

Banking Academy

ABSTRACT:

The Industry 4.0 in general and the trend of digital economy in particular have affected all aspects of the economy. The change in accounting information system is indispensable in the changing context of the digital economy. It is necessary to understand the changes in accounting processes, human resources in accounting and state management of accounting to ensure an effective accounting system and help businesses seize opportunities and overcome challenges.

Keywords: Change, accounting information system, digital economy, Vietnam.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 12, tháng 5 năm 2020]