Thực trạng của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong quá trình hội nhập và hướng hoàn thiện

TÓM TẮT:

Hệ thống thông tin kế toán quản trị (HTTT KTQT) đã và đang trở thành một công cụ quản lý không thể thiếu, giúp các nhà quản trị nhanh chóng đưa ra được các quyết định chính xác, kịp thời để đạt được mục tiêu kinh doanh trong doanh nghiệp (DN). Trong thời đại kinh tế phát triển và hội nhập hiện nay, kế toán quản trị (KTQT) chính là công cụ quản lý nền kinh tế tài chính và có vai trò tích cực trong việc điều hành, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Bài viết nêu thực trạng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT KTQT tại Việt Nam trong quá trình hội nhập.

Từ khóa: Hệ thống thông tin, kế toán quản trị, hội nhập, thông tin.

1. Đặt vấn đề

HTTTKT là một tập hợp các nguồn thông tin và phương pháp xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toán (KT) để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng.(HTTTKT là một tập hợp gồm các thành phần: dữ liệu KT, lưu trữ dữ liệu KT cho việc sử dụng trong tương lai và xử lý dữ liệu KT phục vụ cho người sử dụng cuối cùng.

Tổ chức trong HTTTKT của các DN hiện nay đang rất chú trọng và quan tâm. Đặc biệt Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, với sự phát triển khoa học, công nghệ và thông tin như hiện nay, đòi hỏi việc cung cấp thông tin KT phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định. Vì vậy, tổ chức HTTTKT trong các DN đòi hỏi phải có chất lượng là một vấn đề cần quan tâm.

2. Hệ thống thông tin kế toán quản trị

2.1. Các yếu tố cấu thành của HTTT KTQT

Theo Nguyễn Thế Hưng (2006), hệ thống thông tin (HTTT) gồm 3 thành phần cơ bản, bao gồm: Các yếu tố đầu vào, xử lý, các yếu tố đầu ra. Piccoli (2008) chỉ ra rằng, một HTTT tốt có 4 thành phần là công nghệ thông tin, con người, chu trình và cấu trúc. Tất cả thành phần này tạo nên 2 hệ thống con, đó là hệ thống kỹ thuật và hệ thống xã hội. Trong đó, hệ thống kỹ thuật gồm công nghệ thông tin và quy trình xử lý, còn hệ thống xã hội gồm con người với các mối quan hệ (cấu trúc).

HTTT của doanh nghiệp theo nghiên cứu của Laudon (2004) được chia thành HTTT quản lý (MIS) và AIS (AIS). MIS được coi là nguồn thông tin chính để phục vụ yêu cầu của các nhà quản trị (Tillema, 2005). Bên cạnh đó, Dastgir M và Ghalebi R (2010) cho biết, MIS là một công cụ đóng vai trò nguồn cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để tạo ra quyết định. Nghiên cứu của Mihalache (2011) nhấn mạnh, AIS là thành phần chính của HTTT doanh nghiệp, vì nó là hệ thống duy nhất mà người dùng nội bộ và bên ngoài.

Một HTTT (IS) là tập hợp của các thành phần có quan hệ với nhau thông qua việc thu thập, lưu trữ, cung cấp các dữ liệu và các thông tin để hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Kenneth C. Laudon & P. Laudon, 2012; Ralph M. Stair & W. Reynolds, 2010). Có 6 thành phần của AIS (Rommey, 2012) cụ thể là: (1) Những người sử dụng HT; (2) Các thủ tục và hướng dẫn sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu; (3) Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh; (4) Phần mềm sử dụng để xử lý dữ liệu; (5) Phần cứng; (6) Các biện pháp kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh bảo vệ dữ liệu AIS.

Theo O'Brien & Marakas (2010), các thành phần có mối quan hệ với nhau, tất cả các thang đo đều liên quan đến nhau để đạt được một mục tiêu chung tiếp nhận thông tin đầu vào và cung cấp đầu ra thông qua quá trình chuyển đổi của tổ chức. Cùng thời điểm (Knežević và cộng sự, 2012) cho rằng, các thành phần của một AIS bao gồm: (1) Đầu vào - định lượng các sự kiện kinh doanh theo hình thức tiền tệ (bằng cách ghi lại trong tài khoản); (2) Quy trình xử lý - xử lý dữ liệu thông qua sổ sách KT và lập báo cáo KT; (3) Đầu ra - công bố báo cáo tài chính phục vụ cho việc ra quyết định. Theo Morsi (2015), các thành phần chính của hệ thống bao gồm 4 thành phần (hệ thống dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý dữ liệu, thông tin phản hồi, hệ thống dữ liệu đầu ra).

Sự phát triển của các AIS đã những thay đổi, có 3 yếu tố có thể được coi là tiền đề chính của thay đổi AIS là công nghệ; thực tiễn và mô hình quản lý và các quy tắc kế toán (Cao, 2012). Nghiên cứu của M Ancini, Vaassen và D Ameri (2014) cũng cho thấy, yếu tố công nghệ, thực tiễn và mô hình quản lý, các quy tắc KT là những yếu tố chính cho sự thay đổi của AIS trong doanh nghiệp: chẳng hạn như internet bị ảnh hưởng rất lớn đến AIS, bởi công nghệ web đã có một tác động cả về cách thức và hình thức xây dựng của các AIS ngày nay. Qua đó, cho thấy, sự thay đổi của AIS đã làm cho AIS giữ một vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Trong bối cảnh các quốc gia trên thế giới nói chung, Việt Nam nói riêng đang nỗ lực thúc đẩy các doanh nghiệp ứng dụng những thành quả cuộc công nghệ thông tin mang lại cho nên kinh tế, thì vai trò chiến lược của AIS đối với các DN là tìm cách kết hợp thông tin và các sự kiện kinh tế, sử dụng công nghệ như một công cụ cơ bản để kích hoạt sự đổi mới và hỗ trợ quan trọng cho các quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.

2.2. Thực trạng HTTT KTQT tại Việt Nam trong quá trình hội nhập

Chất lượng của HTTT KTQT được đánh giá thông qua tính chính xác, kịp thời  và nhanh chóng nhằm đáp ứng các yêu cầu sử dụng thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau với những mục đích riêng, cũng như tính mềm dẻo, đầy đủ của hệ thống và tính toàn vẹn. HTTTKT quản trị được xây dựng theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ DN.

Để có cơ sở đưa ra các giải pháp tổ chức HTTT KTQT hữu ích cung cấp thông tin quản lý trong doanh nghiệp, tác giả đã dựa vào các báo cáo về các nghiên cứu của Tổng cục Thống kê liên quan đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), dựa vào thông tin và số liệu về tình hình niêm yết của các DNNVV trên thị trường chứng khoán và tổng hợp kết quả của những nghiên cứu trước, từ đó rút ra một số nhận xét như sau:

- Đa số các doanh nghiệp Việt Nam đều áp dụng HTTT KTQT phục vụ quản lý, ở những mức độ khác nhau, nhưng phần nào đã đáp ứng được những nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ công ty.

- Đồng thời, các tổ chức công tác KT trong DN bao hàm các nội dung cơ bản, cần thiết bằng những phương pháp, kỹ thuật tương đối phù hợp với công tác quản trị của đơn vị. Do đó tạo điều kiện trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình.

- Nội dung và các nghiệp vụ kỹ thuật cơ bản biểu hiện ở các công ty như sau: Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn, hoặc cấp bậc quản trị; xác định, kiểm soát, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế phát sinh.

Tuy nhiên, việc thực hiện công tác KT ở các DN Việt Nam vẫn còn một số hạn chế:

Một là, ở những doanh nghiệp đã tổ chức HTTTKT phục vụ quản lý, việc thực hiện chưa có tính hệ thống, nội dung lạc hậu, trùng lắp. Các phương pháp kỹ thuật vận dụng rất đơn giản, chưa chú ý đến khai thác các phương tiện, kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại, chưa tạo được sự kết nối, tính ổn định, định hướng giữa thông tin phục vụ quản lý với nhu cầu thông tin thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản lý trong nội bộ công ty.

Hai là, báo cáo KT phục vụ quản lý chưa đầy đủ, nội dung đơn giản, rời rạc, chưa có sự thống nhất, phân tích sâu sắc về tình hình kinh doanh cho các công ty. Vì vậy, thông tin do các báo cáo KT mang lại cho nhà quản lý còn hạn chế.

Ba là, các công ty chưa thiết lập thông tin KT theo hướng cung cấp thông tin phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý. Các phòng ban, bộ phận chưa được tổ chức theo mô hình các trung tâm trách nhiệm, đơn thuần chỉ là các bộ phận chức năng của DN được quy định trong sơ đồ bộ máy tổ chức.

Bốn là, chưa sử dụng phù hợp hoặc không sử dụng những chỉ tiêu để đánh giá kết quả hoạt động. Tình hình phổ biến hiện nay các công ty chỉ sử dụng kết quả phản ánh chỉ tiêu trên báo cáo tài chính hoặc chỉ tiêu trên các báo cáo chi tiết để đánh giá kết quả hoạt động của toàn bộ công ty, các bộ phận, phòng ban chức năng mà chưa sử dụng những chỉ tiêu đặc trưng để đánh giá trách nhiệm theo các trung tâm trách nhiệm.

Năm là, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ cơ sở nhằm vận dụng KT phục vụ cung cấp thông tin quản lý còn thiếu. Các DN đã xây dựng cho mình hệ thống chỉ tiêu nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhiên, đa số dựa vào tiêu chí và cách nhìn nhận, phân loại của kế toán tài chính.

2.3. Giải pháp hoàn thiện về HTTTKTQT tại Việt Nam

Thứ nhất, với quy mô DN tại Việt Nam hiện nay, phần đa là DNNVV nên áp dụng theo mô hình kết hợp kế toán tài chính (KTTC) và KTQT trong một hệ thống KT là phù hợp. Mô hình này cho phép sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách KT trong KTTC, giúp tiết kiệm chi phí. Bộ máy KT gọn nhẹ, khoa học, hợp lý sẽ phát huy hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Tuy nhiên, sự kết hợp này cần có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa KTTC và KTQT, giữa bộ phận KT tổng hợp và bộ phận KT chi tiết để tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý, cung cấp thông tin.

Thứ hai, hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế, lập và trình bày mang tính linh hoạt, không mang tính thống nhất và tuân thủ như báo cáo KTTC nhưng vẫn nằm trong sự kiểm soát nội bộ. Hệ thống báo cáo quản trị nên phân chia thành những loại báo cáo sau: Báo cáo cho chức năng hoạch định của nhà quản trị; Báo cáo phục vụ chức năng kiểm tra, kiểm soát của nhà quản trị; Báo cáo phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị.

Thứ ba, cần tập trung đào tạo nhân viên KTQT về chuyên môn, nghiệp vụ lẫn sự hiểu biết về công nghệ thông tin để có thể thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin và vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ trong bối cảnh hội nhập quốc tế trong công tác KTQT. Đào tạo nguồn nhân lực toàn diện, hội tụ đủ trí lực, thể lực và tâm lực để tổ chức HTTTKTQT.

Thứ tư, các DN Việt Nam cần áp dụng cả phương pháp kỹ thuật KTQT truyền thống và hiện đại của các nước đi trước để xử lý và phân tích thông tin nhằm cung cấp cho việc thực hiện các mục tiêu hoạch định, kiểm soát và ra quyết định nhằm quản trị có hiệu quả nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN. KTQT cần phải chi tiết hóa các tài khoản thành biến phí và định phí để lập báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý với hệ thống KT kết hợp. Đồng thời, thực hiện phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận kết hợp với công tác xây dựng dự toán để đưa ra phương án kinh doanh, đảm bảo thông tin của KTQT có tính thuyết phục và đáp ứng tốt nhu cầu quản trị.

Thứ năm, DN cần  đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại, đưa ra các giải pháp xây dựng hệ thống phần mềm KTQT nói riêng và cho toàn DN nói chung nhằm phục vụ tốt cho công tác thu thập, xử lý và phân tích thông tin. Từ đó, rút ngắn được thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng của thông tin cung cấp cho nhà quản trị.

3.Kết luận

Để đáp ứng thông tin KTQT được trung thực, minh bạch, khách quan và có chất lượng trong quá trình hội nhập thì nhất thiết phải tuân thủ theo hệ thống chuẩn mực KT, chuẩn mực kiểm toán đã ban hành, phù hợp với thông lệ quốc tế. Tất cả thông tin định tính và định lượng của KT, kiểm toán đều do con người xử lý cung cấp thông tin trong quá trình vận hành và phụ thuộc vào sức ép về lợi ích kinh tế của chủ DN.

Việc hoàn thiện về HTTTKTQT trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế ở Việt Nam là hết sức cần thiết trong việc áp dụng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp KT và kiểm toán trong DN.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán.
2. Huỳnh Văn Hiếu, (2018), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán 2, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh.
3. Nguyễn Thị Thu Hương (2018), “Đề xuất mô hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp”, Tạp chí Công Thương, số 9 - tháng 6/2018.
4. Khoa Kế toán, (2016), Giáo trình hệ thống thông tin kế toán tập 2, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
5. Thái Phúc Huy, (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán tập 2, NXB Phương Đông.
6. Website: https://tapchitaichinh.vn/ke-toan-kiem-toan/giai-phap-nang-cao-chat-luong-thong-tin-ke-toan-trong-qua-trinh-hoi-nhap-313266.html
7. Website: https://nhanh.vn/he-thong-thong-tin-ke-toan-trong-doanh-nghiep-n58605.html

The current situation and solutions to improve the effectiveness of management accounting information system in Vietnamese enterpises in the integration process

 Master. Nguyen Thi Hong Ngoc

Lecturer, Dong Nai Technology University

ABSTRACT:

Management accounting information system has been an indispensable management tool to help managers quickly make accurate and timely decisions to achieve business goals. Management accounting plays an extremely important role in the current economic development era as a tool for managing finace and it plays an active role in operating and controlling operations of businesses in the current integration process. This paper presents the current situation of using management accounting information system in Vietnamese enterpises and proposes some solutions to improve the effectiveness of management accounting information system in the context of Vietnam’s integration process.

Keywords: information system, management accounting, integration, information.

[Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, Số 26, tháng 11 năm 2021]