TÓM TẮT:
Kế toán quản trị (KTQT) được định nghĩa là “việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Kế toán quản trị là bộ phận trong hệ thống thông tin của một tổ chức. Các nhà quản lý dựa vào thông tin kế toán quản trị để hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức. Bài viết phân tích vai trò của kế toán quản trị trong quản lý điều hành doanh nghiệp và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò này của kế toán quản trị.
Từ khóa: Kế toán quản trị, vai trò, quản lý điều hành, doanh nghiệp.
I. Đặt vấn đề
Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế. Các tổ chức này có thể rất khác nhau về vai trò, sứ mệnh, mục tiêu, tuy nhiên bất cứ một tổ chức nào cũng có hai đặc điểm chính:
Thứ nhất: Mọi tổ chức đều đưa ra mục tiêu hoạt động và chiến lược hoạt động cụ thể. Chẳng hạn, mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa doanh thu, giảm tối thiểu chi phí và tăng tối đa lợi nhuận.
Thứ hai: Mục tiêu quản trị, mọi nhà quản lý đều cần thông tin để điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức. Tổ chức với quy mô càng lớn thì nhu cầu thông tin cho quản lý đó càng nhiều.
Thách thức đặt ra là làm thế nào nhà quản trị công ty nắm bắt thông tin quản trị và đưa ra các quyết định tài chính tối ưu nhất. Các nhà quản trị khi đó sẽ xây dựng cho mình hệ thống thông tin kế toán để phục vụ cho việc kiểm soát hoạt động ra quyết định quản trị doanh nghiệp, từ đó họ cần đến kế toán quản trị.
II. Kế toán quản trị và vai trò của nó trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp
Kế toán quản trị là một nhánh mới của ngành Kế toán được ra đời trong thời gian hơn 15 năm trở lại đây và đang trở thành xu thế mới của kế toán hiện đại.
Một cách dễ hiểu nhất thì kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề thực trạng, đặc biệt là thực trạng tài chính của doanh nghiệp, qua đó giúp nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định điều hành một cách tối ưu nhất. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, đồng thời phục vụ kiểm soát và đánh giá doanh nghiệp đó.
Có hai loại thông tin mà kế toán quản trị sẽ cung cấp bao gồm thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Tất cả các thông tin này được gọi chung lại là thông tin quản lý. Thông tin mà kế toán quản trị cung cấp không phải là thông tin tài chính đơn thuần, trước khi cung cấp thông tin thì kế toán quản trị cần biết rõ mục đích của những thông tin đó.
Mục tiêu của kế toán quản trị: Để thực hiện các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý cần thông tin. Thông tin mà các nhà quản lý cần để thực hiện công việc được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau: Các nhà kinh tế, các chuyên gia tài chính, các chuyên viên tiếp thị, sản xuất và các nhân viên KTQT của tổ chức.
Hệ thống thông tin KTQT trong tổ chức có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý. KTQT có bốn mục tiêu chủ yếu sau:
- Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định;
- Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức;
- Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức;
- Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong tổ chức.
Các nhà quản trị, các giám đốc điều hành đều có mục tiêu chung là quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các hoạt động hàng ngày đều xung quanh vấn đề xử lý thông tin và ra quyết định hiệu quả. Vai trò của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các giám đốc điều hành để phục vụ cho việc ra quyết định. Quá trình ra quyết định cho công việc điều hành kinh doanh có thể được mô tả qua các bước như sau:
1. Kế hoạch
Là một bức tranh tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, hoặc tổng thể các chỉ tiêu kinh tế được xây dựng và đưa ra các biện pháp để đạt được các mục tiêu kỳ vọng. Để xây dựng kế hoạch nhà quản trị thường phải dự đoán, phán đoán kết quả của các chỉ tiêu kinh tế sẽ xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học có sẵn. Trong quá trình xây dựng, nhà quản trị thường phải liên kết các chỉ tiêu kinh tế với nhau để thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra trong tương lai.
Ví dụ: Huy động nguồn vốn từ các tổ chức nào? Sử dụng nguồn vốn với những mục đích gì? Do vậy, thông tin kế toán quản trị cần phải cung cấp cho các nhà quản lý để xây dựng kế hoạch các mục tiêu đề ra, nhằm đạt kết quả cao nhất trong các hoạt động.
Tóm lại, kế hoạch là phương hướng chỉ đạo để các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách bình thường, đồng thời cũng là căn cứ để đánh giá các kết quả kinh doanh thu về.
2. Nhiệm vụ tổ chức các hoạt động
Đây là chức năng cơ bản của các nhà quản trị. Chức năng này nhằm truyền đạt các chỉ tiêu kế hoạch đã xây dựng cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Đồng thời tổ chức hoạt động tại các bộ phận theo như kế hoạch đã phê duyệt. Chức năng này yêu cầu các nhà quản lý phải liên kết các bộ phận với nhau, sử dụng nguồn lao động hợp lý nhằm khai thác tối đa các yếu tố của quá trình sản xuất để đạt được các mục tiêu đã dự định. Chức năng này yêu cầu các nhà quản trị phải sử dụng tổng hợp các thông tin của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, các thông tin bên trong và bên ngoài, thông tin định lượng và thông tin định tính để từ đó phán đoán và thực hiện tốt các quá trình kinh doanh theo các kế hoạch, dự toán đã xây dựng.
Tổ chức thực hiên còn là sự kết hợp hải hòa giữa các yếu tố trong quá trình sản xuất và vai trò của các nhà quản trị để thực hiện các khâu công việc theo như kế hoạch đã đề ra nhằm để đạt được mục tiêu của quá trình kinh doanh. Đây là giai đoạn quyết định nhất, bởi vì các quyết định kinh doanh phải hết sức linh hoạt, phù hợp với các yếu tố sản xuất và đạt được mục tiêu tối ưu. Ví dụ: Quyết định mua vật tư ở thị trường nào vừa đảm bảo chất lượng, vừa đảm bảo chi phí thấp nhất.
3. Kiểm tra và đánh giá các kết quả thực hiện
Căn cứ vào các chỉ tiêu của các kết quả thực hiện, đối chiếu với các kế hoạch đã xây dựng để kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kết quả của doanh nghiệp. Thông qua đó để phân tích và thu nhận các thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh tiếp theo.
Thực chất của quá trình kiểm tra và đánh giá thường là so sánh thấp được sự khác nhau giữa thực hiện với kế hoạch đã xây dựng, từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để có thể điều chỉnh quá trình thực hiện của từng người, từng bộ phận nhằm cho các tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu tối ưu. Thông thường việc kiểm tra, đánh giá của kế toán quản trị thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua việc phân công, phân cấp dựa trên cơ chế quản lý tài chính và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức hoạt động cụ thể.
Ví dụ: Quản đốc phân xưởng chịu trách nhiệm về các chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm sản xuất. Trưởng phòng vật tư chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu thu mua.
4. Ra quyết định
Đây là chức năng cơ bản nhất của thông tin kế toán quản trị. Dựa vào nguồn thông tin thu nhập, thông qua phân tích chọn lọc thông tin để đưa ra quyết định đối với từng hoạt động cụ thể của quá trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí...
Ra quyết định là công việc thường xuyên của các nhà quản trị ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Việc ra quyết định thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhưng trong đó thông tin kế toán quản trị thường giữ vai trò có tính chất quyết định và độ tin cậy cao. Các nhà quản trị thường đứng trước nhiều phương án kinh doanh khác nhau. Mỗi phương án thường bao gồm nhiều hệ thống thông tin đa dạng như là số lượng, chủng loại, chi phí, lợi nhuận, vốn, thị trường... Do vậy, đòi hỏi kế toán quản trị phải tổng hợp, phân tích và chọn lọc hệ thống thông tin này. Trên cơ sở đánh giá hệ thống thông tin do kế toán quản trị cung cấp để đưa ra các quyết định chọn các phương án tối ưu.
Ví dụ: Trưởng phòng đầu tư cần phải biết thu hẹp hay mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh của mặt hàng nào. Trưởng phòng vật tư cẩn phải biết thông tin về tình hình hàng tồn kho để đưa ra quyết định thu mua vật tư cho phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của quá trình sản xuất, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Trưởng phòng tiêu thụ cần biết các thông tin về từng thị trường để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Giám đốc doanh nghiệp cần phải biết toàn bộ các thông tin về tình hình tài chính và các yếu tố sản xuất để điều hành quá trình sản xuất một cách nhịp nhàng, đồng bộ.
Các nhà quản trị là người ra quyết định nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển liên tục của doanh nghiệp và kiểm soát việc thực hiện các quyết định đó. Do vậy, tương ứng với các khâu công việc quản trị thì kế toán phải cung cấp thông tin phù hợp cho từng khâu công việc đó:
- Trước hết, kế toán quản trị phải thiết lập một hệ thống các chỉ tiêu, mở tài khoản, sổ sách để ghi chép một cách có hệ thống các hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống chi tiêu, mở tài khoản phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, khi đó các thông tin mới có tính hiệu quả về mọi mặt. Ví dụ phân loại nguyên vật liệu theo sản phẩm sản xuất để ghi chép, chi tiết hóa công nợ theo thời gian, theo đối tượng, khi đó ta phản ánh chính xác chi phí theo sản phẩm, biện pháp thu hồi nợ phù hợp...
- Phản ánh các thông tin kế toán thực hiện vào các tài khoản, vào các sổ sách đã thiết kế theo nhu cầu các cấp quản trị.
- Từ các thông tin trên, kế toán quản trị tiến hành tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản trị nội bộ và tổng hợp thành các báo cáo của các cấp quản trị khác nhau.
- Kế toán quản trị tiến hành kiểm tra các thông tin trên các báo cáo phân tích, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
III. Một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả của kế toán quản trị trong điều hành quản lý doanh nghiệp
Kế toán quản trị có vai trò ngày càng rõ ràng trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp, do đó, cần được đầu tư và chú trọng hơn trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi doanh nghiệp. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần:
Một là: Phải xây dựng bộ máy kế toán quản trị hoàn thiện và riêng biệt với kế toán tài chính, tùy theo mô hình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cho phù hợp.
Hai là: Phải tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán quản trị có chuyên môn giỏi. Vai trò chủ yếu của nhân viên KTQT trong một tổ chức là thu thập, cung cấp thông tin thích hợp và nhanh chóng cho các nhà quản lý để họ thực hiện việc điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức và ra quyết định. Các nhà quản lý sản xuất thường vạch kế hoạch và ra quyết định về các phương án và lịch trình sản xuất; các nhà quản lý tiếp thị thì ra các quyết định về quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm; các nhà quản trị tài chính thường ra các quyết định về huy động vốn và đầu tư. Vì vậy, một yêu cầu đặt ra cho các nhân viên KTQT là họ phải am hiểu các tình huống ra quyết định của các nhà quản lý.
Ba là: Để vận dụng thành công KTQT trong DN thì điều kiện tiên quyết là phải có chuyên gia giỏi, có sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao, có đủ nguồn lực dành riêng cho KTQT và nhận diện chính xác chiến lược phát triển của DN ■
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Kế toán quản trị, NXB Thống kê TP. Hồ Chí Minh.
2. Vai trò của kế toán quản trị trong DN/ ketoanducminh.edu.vn;
3. Xây dựng kế toán quản trị trong DN sản xuất kinh doanh ở Việt Nam. http://www.misa.com.vn/tin-tuc/.
MANAGEMENT ACCOUNTING AND ITS ROLE
IN MANAGING AND OPERATING THE BUSINESS
● MA. NGUYEN THI NGUYET
Faculty of Accounting - University of Economic and Technical Industries
ABSTRACT:
Management accounting is defined as "the collection, processing, analysis and provision of economic and financial information in accordance with governance requirements and internal economic and finance within the accounting unit ". Management accounting is a part of an organization's information system. Managers rely on management accounting information to plan and control their operations. The paper analyzes the role of management accounting in corporate governance and offers some solutions to enhance this role of managerial accounting.
Keywords: Management accounting, roles, executive management.
Xem tất cả ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 2 tháng 2/2018 tại đây
